Latvijā pastāv izplatīts pārpratums par e-rēķiniem. Daudzi uzskata, ka tikai PEPPOL UBL BIS 3.0 formātā izsniegti rēķini ir juridiski derīgi apmaksai. Daži pat domā, ka uzņēmumiem tagad jānosūta papildu rēķini PEPPOL UBL formātā papildus esošajiem EDI rēķiniem. Tas vienkārši nav taisnība.

Ko patiesībā nosaka likums?

Latvijas likums nosaka PEPPOL UBL BIS 3.0 kā oficiālo e-rēķinu standartu. Tas nozīmē, ka, ja rēķins tiek nosūtīts šajā formātā, saņēmējam tas ir jāpieņem — viņš to nevar atteikt vai ignorēt. Citiem vārdiem sakot, ja rēķins atbilst noteiktajiem standartiem, tas ir jāapstrādā un jāapmaksā.

Tomēr tas nenozīmē, ka PEPPOL UBL ir vienīgais formāts, ko uzņēmumi var izmantot. Uzņēmumi ir brīvi pieņemt un apmaksāt rēķinus jebkurā citā e-rēķinu formātā. Likums tikai nodrošina, ka PEPPOL UBL rēķinus nevar noraidīt tikai to formāta dēļ.

Lai sniegtu skaidrību šajā jautājumā, mēs sazinājāmies ar Valsts reģionālās attīstības aģentūru, kas apstiprināja mūsu izpratni:

“Latvijā, tāpat kā citās Eiropas Savienības valstīs, pieņemtais standarta formāts ir Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1 XML formāts), kas atbilst EN 16931. Lai nodrošinātu atbilstību 2026. gada prasībām, vienlaikus saglabājot esošo EDIFACT datu apmaiņu, var izstrādāt pārejas risinājumu, lai konvertētu EDIFACT rēķinus uz UBL 2.1 XML formātu. Tas apmierinātu normatīvās prasības un atvieglotu e-rēķinu datu pārsūtīšanu VID UBL 2.1 XML formātā. Lai gan puses var savstarpēji vienoties izmantot alternatīvus e-rēķinu formātus saviem darījumiem, VID pieņems tikai rēķinus UBL 2.1 XML formātā.”

Daudzi uzņēmumi nevajadzīgi ievieš UBL formātu

Sakarā ar neskaidro likuma formulējumu daudzi uzņēmumi tagad iegulda laiku un resursus PEPPOL UBL ieviešanā, pat ja tas nav nepieciešams. Skaidrības trūkums ir licis uzņēmumiem uzskatīt, ka tiem pilnībā jāpāriet uz UBL, neskatoties uz to, ka viņu pašreizējās EDI rēķinu sistēmas jau ir derīgas un atbilstošas. Tas noved pie bezjēdzīgiem ieguldījumiem, nevajadzīgām izmaksām un darbības neefektivitātes.

Turklāt, tā kā gan likums, gan PEPPOL UBL standarts nākotnē var mainīties, uzņēmumi, kas tagad steidzami ievieš pilnu UBL, var nonākt situācijā, kurā tiem būs jāizstrādā viss no jauna, radot vēl lielākas izmaksas un traucējumus nākotnē.

Uzņēmumi, kas jau izmanto e-rēķinu operatoru, ir atbilstoši

Uzņēmumi, kas izmanto e-rēķinu operatoru, piemēram, Telema, jau atbilst Latvijas likumam un ES prasībām. Viņi var nekavējoties sākt sūtīt un saņemt e-rēķinus un ir saskaņoti arī ar gaidāmajām prasībām, piemēram, eAdrese un VID integrāciju. Operators nodrošina, ka viss tiek apstrādāts saskaņā ar noteikumiem.

Formāta konvertēšanu nodrošina operators

E-rēķinu operators garantē, ka katrs rēķins tiek piegādāts saņēmējam nepieciešamajā formātā — neatkarīgi no tā, vai saņēmējs ir cits uzņēmums, valsts iestāde vai Valsts ieņēmumu dienests. Tas nozīmē, ka uzņēmumiem un viņu ERP piegādātājiem nav pašiem jāievieš PEPPOL UBL. Viņi var turpināt izmantot sev ērtākos formātus, un operators nodrošinās visu nepieciešamo konvertēšanu.

Piemēram, ja uzņēmums izmanto SAP, tā dabīgais e-rēķinu formāts ir IDOC. E-rēķinu operators konvertē šo IDOC formātu uz EDIFACT saņēmējam, kurš dod priekšroku EDIFACT, un vienlaikus arī ģenerē rēķina kopiju PEPPOL UBL formātā un nosūta to VID. Tādējādi sūtītājam nav jāuztraucas par jebkādām formāta prasībām vai juridiskām saistībām — operators par to parūpējas.

Ko tas nozīmē Telema EDI lietotājiem?

Uzņēmumi, kas sūta vai saņem EDI rēķinus caur Telema, var turpināt tos izmantot tāpat kā līdz šim — tie pilnībā atbilst likumam. Nav nepieciešams sūtīt papildu rēķinus PEPPOL UBL formātā, ja viņi jau izmanto citu strukturētu formātu, kas darbojas viņu darbībai.

EDI lietotājiem tikai jāparakstās uz e-rēķinu sūtīšanas un/vai saņemšanas pakalpojumu, un viņi uzreiz būs atbilstoši visiem pašreizējiem formātiem un kanāliem, tostarp saziņai ar valdības sistēmām.

Piegādātājiem, kas sūta rēķinus PEPPOL UBL formātā, Telema tos konvertēs saņēmēja vēlamajā EDI formātā. Tas nodrošina, ka uzņēmumi saņem, apstrādā un apmaksā rēķinus tāpat kā iepriekš, bez traucējumiem.

Galvenā priekšrocība, izmantojot EDI/e-rēķinu operatoru

EDI operatori, piemēram, Telema, vienkāršo rēķinu izrakstīšanu. Tie ļauj uzņēmumiem apmainīties ar rēķiniem dažādos formātos, vienlaikus nodrošinot atbilstību juridiskajām prasībām. Piegādātāji var sūtīt rēķinus PEPPOL UBL formātā, un Telema tos konvertēs klientu vēlamajā formātā un otrādi. Tas novērš neskaidrības un padara rēķinu izrakstīšanu vienkāršu visiem.

Secinājums

• PEPPOL UBL rēķini ir jāpieņem un jāapmaksā, ja tie tiek saņemti.
• Uzņēmumi joprojām var izmantot un apmaksāt rēķinus citos formātos.
• Uzņēmumi, kas izmanto e-rēķinu operatorus, jau atbilst Latvijas un ES e-rēķinu noteikumiem.
• E-rēķinu operatori nodrošina formātu konvertēšanu un juridisko atbilstību, tostarp saziņu ar Valsts ieņēmumu dienestu un eAdrese.
• ERP piegādātājiem un uzņēmumiem nav pašiem jāievieš PEPPOL UBL.
• EDI lietotājiem tikai jāaktivizē e-rēķinu pakalpojums, lai kļūtu pilnībā atbilstoši.
• Viena kanāla un viena formāta izmantošana ir visefektīvākā pieeja — ļaujiet operatoram parūpēties par pārējo.
• Nepieciešamību pēc UBL ieviešanas var izvairīties, izmantojot e-rēķinu operatoru, kas nodrošina formātu konvertēšanu.
• Neskaidrais likuma formulējums izraisa nevajadzīgus ieguldījumus, kas var kļūt novecojuši, kad noteikumi atkal mainīsies.
• Lai gan Latvija ir atlikusi B2B e-rēķinu mandātu līdz 2028. gadam, uzņēmumiem, kas izmanto Telema, nav jāgaida — viņi var sākt gūt labumu no e-rēķiniem nekavējoties.

Izprotot šos noteikumus, uzņēmumi var izvairīties no nevajadzīgām sarežģījumiem un turpināt efektīvi izrakstīt rēķinus!

Sazinieties ar mums, lai nekavējoties sāktu sūtīt un saņemt e-rēķinus.