EDI ar Rimi un Maxima – biežāk uzdotie jautājumi

Elektronisko dokumentu apmaiņa ar Rimi un Maxima jau ir ikdiena vairumam to piegādātāju. Pēdējā pusgada laikā tirdzniecības tīkli arvien aktīvāk izmanto e-dokumentus, un daudziem uzņēmumiem kā jaunums nāk 4DOC jeb četru dokumentu preču piegādes process. Kaut sākumā 4DOC var šķist lieka birokrātija, tomēr, to ieviešot ikdienas procesos, būtiski ietaupās darbinieku laiks, piegādes kļūst precīzākas, preču un naudas aprite – ātrāka. Zemāk atradīsiet atbildes uz biežāk uzdotajiem   jautājumiem par EDI ar Rimi un Maxima .

Kas ir elektroniskā dokumentu aprite?

Dokumentu aprite notiek, nosūtot dokumentus no vienas grāmatvedības sistēmas pa tiešo uz citu uzskaites sistēmu bez cilvēku iesaistīšanās. Vienkāršākie dokumenti, kurus šādi var nosūtīt, ir pasūtījumi (ORDER) un rēķini (INVOICE). 

Piemērs: Mazumtirgotājs izveido pasūtījumu savā grāmatvedības sistēmā. Pēc tā pabeigšanas pasūtījums uzreiz ir pieejams piegādātājam. Balstoties uz pasūtījumu, piegādātājs sagatavo rēķinu elektroniskā formātā vai nosūta preci un e-pavadzīmi. 

Kas nav elektronisko dokumentu aprite?

Pasūtīto preču saraksta nosūtīšana epasta tekstā, pdf formātā sagatavota rēķina nosūtīšana vai rēķina, kas ir ieskenēts un saglabāts kā attēla fails, iesniegšana pasūtītājam nav uzskatāma par elektronisko dokumentu apmaiņu. Lai arī paši faili ir sagatavoti elektroniski, tie neatbilst elektronisko dokumentu aprites standartiem, kuros ir noteikta datu struktūra un atrašanās vieta. 

Mēs esam mazs uzņēmums un mums nav grāmatvedības sistēmas, visu darām Excel.

Maziem uzņēmumiem, kuri ir izaugsmes sākumā, ir iespēja izmantot Telema WEB Supplier sistēmu – tas nozīmē, ka visus dokumentus varēsiet izveidot un nosūtīt caur Telema portālu, turpat arī varēsiet sekot līdzi dokumentu statusam.

Kas ir 4DOC (četru dokumentu aprite) un kāds no tās labums?

4DOC ir process, kurā starp pasūtītāju un piegādātāju tirdzniecības informācijas apmaiņai tiek izmantoti četri dažādi dokumentu tipi.

Tātad papildus augšminētajam pasūtījumam (ORDER) un rēķinam (INVOICE) piegādātājs un pircējs var apmainīties ar vēl diviem precizējošiem dokumentiem:

Preču pavadzīme jeb (DESADV – despatch advice) – elektronisks dokuments, kas apliecina, ka piegādātājs ir nodevis piegādei noteiktu produkciju. Šo dokumentu sagatavo piegādātājs un saņem tirgotājs/ pircējs.

! Šis dokuments sasniedz pircēju, kad prece dodas ceļā pie tā – tātad sniedz informāciju arī par gaidāmo piegādi.

Saņemšanas apliecinājums (RECADV – receive advice) – elektronisks dokuments, kas apliecina, ka pircējs ir saņēmis noteiktu produkciju no piegādātāja. Šo dokumentu sagatavo pircējs un saņem piegādātājs.

Šie divi papildus dokumenti noderēs, ja jums mēdz gadīties situācijas, ka informācija pavadzīmē nesakrīt ar faktiski pircēja pieņemto produkciju. Piemēram, kaut kas sabojājies, saplīsis, pazudis piegādes gaitā. Vairs nav nepieciešami kredītrēķini un laikietilpīgi labojumi uzskaites sistēmā – DESADV un RECADV likvidē jebkādu pārpratumu un neskaidrību iespēju!

Vai pārejot uz 4DOC sistēmu varam to izmantot pilnīgi visās transakcijās ar tirdzniecības partneriem?

Pagaidām ar katru tirdzniecības partneri jums patstāvīgi jāvienojas, cik un kādus dokumentu tipus izmantosiet informācijas apmaiņā.

! Ja jums un partnerim akceptējamo dokumentu tipu skaits atšķiras, spēkā būs mazākā no abām elektronisko dokumentu aprites versijām.

Piemērs: Ja varat strādāt 4DOC līmenī, bet esat ar pircēju vienojušies par 2DOC apriti, jums jāpiegādā tieši tas un tik daudz, cik pircējs ir pasūtījis, bet jebkādas faktiskās korekcijas joprojām jāveic ar kredītrēķinu grāmatojumu palīdzību.

Kā ērtāk izziņot tirdzniecības partneriem, ka mūsu uzņēmums ir gatavs pārejai uz EDI?

Ja elektronisko dokumentu apstrādei un apmaiņai jūs un partneris jau izmantojat Telema sistēmu, Telema klientu portālā pievienojiet savu tirdzniecības partneru datus un caur sistēmu nosūtiet viņiem uzaicinājumu savienoties.

Ja vēlaties uzsākt elektronisko dokumentu apmaiņu ar kādu, kas vēl nav Telema tīklā, lūdzu dodiet mums ziņu un mūsu speciālisti jums palīdzēs. 

Ko nozīmē “EDI savienojuma izveidošana” un kā tieši notiek dokumentu sūtīšana un saņemšana? 

Telema piedāvātie datu apmaiņas risinājumi ir elastīgi piemērojami jūsu esošajiem procesiem – varat vienoties par elektronisko datu apriti gan interneta platformā, gan integrēt esošajā grāmatvedības sistēmā, izmantojot REST, API, Gateway vai citus savienojumus. 

Kāds risinājums mums būtu piemērotākais – savienojums ar ERP vai interneta platforma?

Izvēle atkarīga no jūsu izmantotās uzskaites sistēmas tehniskajiem parametriem un ik mēnesi apstrādājamo dokumentu apjoma. Piesakieties uz bezmaksas konsultāciju un mūsu speciālisti iedziļināsies jūsu procesos.