170 piegādātāji pieslēgti viena gada laikā: Maxima EDI paplašināšana

Maxima Igaunija piegādātāju pieslēgšanas (turpmāk – onboarding) projekta sākumā aptuveni 20 partneri aktīvi apmainījās ar EDI dokumentiem, izmantojot Telema. Pārējie dokumenti lielākoties tika apmainīti pa e-pastu.

Piegādātāju pieslēgšanas projekta mērķis bija palielināt strukturētu EDI pārklājumu visā piegādātāju tīklā. Tā kā kopumā bija vairāk nekā 700 piegādātāju ar dažādu EDI gatavības līmeni, piegādātāju pieslēgšanai bija nepieciešama koordinēta un strukturēta pieeja.

Viens no galvenajiem iniciatīvas virzītājiem bija Maxima 4DOC prasība, kas ieviesa konkrētus atbilstības noteikumus. Rezultātā katrs piegādātājs bija individuāli jātestē pirms pārejas uz produkcijas vidi. Standarta “onboarding” projektos šāda testēšana parasti nav nepieciešama.

Pirms strukturētā projekta piegādātāji tika pieslēgti lēni, jo katrs tika apstrādāts individuāli paralēli ikdienas operatīvajiem darbiem. Koordinētas programmas uzsākšana bija nepieciešama, lai novērstu šo pudeles kaklu un paātrinātu EDI paplašināšanu.

Tas, kas sekoja, kļuva par paraugpiemēru, kā efektīvi un ilgtspējīgi īstenot liela mēroga oboarding kampaņu.

Strukturēta onboarding procesa izveide

Lai paātrinātu progresu, Telema un Maxima vienojās par skaidri definētu plānu.

Process sākās ar detalizētu piegādātāju analīzi, kur piegādātāji tika segmentēti pēc tehniskās un biznesa gatavības — tostarp pēc EDI izmantošanas, ERP sistēmām, dokumentu formāta (2DOC vs 4DOC) un kopējās spējas pieslēgties. Tas ļāva prioritizēt “ātri realizējamos” piegādātājus un radīt sākotnējo impulsu.

Ievērojams skaits piegādātāju jau atradās Telema tīklā, nodrošinot spēcīgu starta punktu paplašināšanai. Balstoties uz Maxima prioritātēm un piegādātāju reitingu, sākotnējā posma fokusam tika izvēlēti 25 galvenie piegādātāji.

Telema vadīja onboarding projektu no sākuma līdz beigām. Piegādātājiem tika sagatavoti skaidri un praktiski komunikācijas materiāli, izklāstot konkrētās Maxima prasības.

Katrs piegādātājs saņēma oficiālu paziņojumu ar skaidri noteiktu pārejas termiņu, ieplānotu testēšanas laiku (datumu un laiku) un gatavības kontrolsarakstu. Tika arī precizētas kontaktpersonas klienta pusē, lai nodrošinātu, ka projektā iesaistītie ir sasniedzami visa procesa laikā.

Turpmākie zvani palīdzēja nodrošināt, ka piegādātāji saprot prasības, tās ievēro un ir gatavi testēšanai. Testēšana tika saskaņota ar visām pusēm, un pēc veiksmīgas pabeigšanas risinājums nekavējoties tika palaists produkcijas vidē.

Tā kā visiem piegādātājiem bija jāiztur 4DOC validācija, tika ieviestas īpašas testēšanas dienas. Šajās sesijās vienlaikus tika testēti 20–30 piegādātāji, ievērojami samazinot laika patēriņu Maxima, Telema un piegādātājiem, vienlaikus nodrošinot pilnīgu atbilstību.

Ja bija nepieciešami uzlabojumi, piegādātāji saņēma vadlīnijas un jaunu testēšanas grafiku, nodrošinot nepārtrauktu progresu.

Skaidras ekspektācijas un konsekventa komunikācija

Piegādātāju pieslēgšanas stratēģija balstījās uz opt-out pieeju ar skaidri noteiktiem termiņiem. Piegādātāji tika iepriekš informēti par testēšanas datumiem un pārejas prasībām. Ja kādiem piegādātājiem tehnisku iemeslu dēļ bija nepieciešams papildu sagatavošanās laiks, tika veiktas korekcijas, saglabājot kopējo projekta struktūru.

Detalizēta un nepārtraukti atjaunināta koplietota izsekošanas tabula nodrošināja, ka gan Maxima, gan Telema ir aktuāla informācija par visu piegādātāju ERP sistēmām, EDI iespējām, kontaktpersonām un testēšanas statusu.

Šāda strukturēta koordinācija ļāva onboarding procesam vienmērīgi virzīties uz priekšu plašā piegādātāju lokā.

Piegādātāju reakcija un gatavība

Piegādātāju reakcija uz iniciatīvu kopumā bija pozitīva. Daudzi partneri jau bija gaidījuši iespēju ieviest EDI ar Maxima un šo iespēju atzinīgi novērtēja. Kā jau bija gaidāms, tehniskā gatavība atšķīrās. Kamēr daži piegādātāji bija gatavi nekavējoties turpināt, citiem bija nepieciešami papildu uzlabojumi.

Lūzuma punkts Maxima EDI attīstībā

Viena gada laikā veiksmīgi tika pieslēgti aptuveni 170 piegādātāji.

Ilgtermiņa ietekme ir bijusi nozīmīga. Kopš programmas ieviešanas EDI apjomi turpina pieaugt, un elektroniskā dokumentu apmaiņa ir kļuvusi par standarta un pašsaprotamu prasību visiem partneriem.

Projekta sākumā bija saprotama piesardzība attiecībā uz šāda mēroga onboarding īstenošanu relatīvi īsā laikā. Tomēr strukturētā pieeja un disciplinētā koordinācija ātri pierādīja, ka process ir pārvaldāms un efektīvs. Pēc projekta pabeigšanas Maxima IT vadība pauda apmierinātību ar rezultātiem.

“Telema profesionalitāte un strukturētā pieeja pārvērta onboarding par prognozējamu un mērogojamu procesu. Viņu komanda pilnībā uzņēma iniciatīvu, kas ļāva mums sasniegt rezultātus, kurus vieniem pašiem būtu bijis grūti panākt.”
— Evgenia Lysenko, Maxima Eesti IT projektu vadītāja

Galvenais secinājums

Maxima piegādātāju onboarding projekts parāda, ka EDI pārklājuma paplašināšanai plašā piegādātāju tīklā ir nepieciešama struktūra, skaidrība un disciplinēta koordinācija.

Skaidri termiņi, organizētas testēšanas procedūras un konsekventa sekošana nodrošina onboarding mērogojamību — pat sarežģītā vidē ar simtiem piegādātāju.

Ja piegādātāju pieslēgšana tiek vadīts kā definēts projekts, nevis ad-hoc aktivitāte, rezultāti ir izmērāmi.

Vai vēlaties paplašināt savu EDI pārklājumu?

Ja jūsu organizācijas mērķis ir paplašināt EDI pārklājumu, koordinēta onboarding pieeja var ievērojami paātrināt progresu.

Telema var atbalstīt piegādātāju komunikāciju, koordināciju un strukturētu sekošanu — kā daļu no Telema pakalpojumiem.

Par onboarding atbalstu sazinieties:
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com