Digitalizācija būtiski maina rēķinu izrakstīšanas, apmaiņas un uzskaites procesus, un Latvija šajā jomā virzās strauji uz priekšu. Telema uzskata, ka mūsu klientiem un partneriem ir svarīgi būt soli priekšā normatīvajām izmaiņām. Šajā rakstā skaidrojam, kas šobrīd jau ir obligāts B2G (darījumos starp uzņēmumiem un valsts sektoru), un kas mainīsies no 2026. gada 1. janvāra, kad stāsies spēkā jaunais ziņošanas pienākums VID, un kas jādara jau tagad.

Kas ir spēkā šodien

Kopš 2025. gada 1. janvāra Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, kas izraksta rēķinus valsts un pašvaldību budžeta iestādēm (publiskā sektora organizācijām), ir pienākums nosūtīt strukturētus elektroniskos rēķinus.
Šiem e-rēķiniem jāatbilst Eiropas standartam EN 16931 (XML/PEPPOL formāts), un tie jāiesniedz, izmantojot apstiprinātus kanālus, piemēram, valsts e-platformu “E-adrese” vai sertificētus pakalpojumu sniedzējus. Mērķis ir aizstāt papīra vai nestrukturētus formātus (piemēram, parastus PDF) publiskā sektora norēķinos un samazināt manuālo apstrādi un kļūdas.

Gaidāmās izmaiņas: ziņošanas pienākums no 2026. gada 1. janvāra

No 2026. gada 1. janvāra Latvija ievieš prasību iesniegt e-rēķinu datus VID par darījumiem ar publiskā sektora organizācijām (G2G, B2G) un budžeta iestādēm.
Praksē tas nozīmē, ka vairs nepietiek tikai ar e-rēķina izrakstīšanu – rēķina dati (strukturētie elementi) būs jānodod nodokļu administrācijai noteiktajā termiņā, nodrošinot reāllaika (vai tuvu tam) pārraudzību un uzlabojot atbilstību prasībām.
Lai gan pilnais B2B e-rēķinu un ziņošanas pienākums ir pārcelts uz vēlāku laiku, šis pirmais solis publiskā sektora darījumiem jau ir klāt.

Ko tas nozīmē jūsu biznesam

• Atbilstība ir obligāta: Ja piegādājat preces vai pakalpojumus Latvijas publiskā sektora organizācijām, jums jau kopš 2025. gada janvāra jāizmanto strukturēti e-rēķini un jāgatavojas ziņošanas pienākumam no 2026. gada.
• Operatīvā un tehniskā gatavība: Pāreja no papīra vai nestrukturētiem rēķiniem (PDF/e-pasts) uz strukturētiem e-rēķiniem nozīmē izmaiņas jūsu rēķinu sistēmā, datu sagatavošanā, apmaiņas kanālos un arhivēšanā. Jānodrošina, ka jūsu sistēma spēj ģenerēt EN 16931 atbilstošus e-rēķinus un nosūtīt tos caur apstiprinātiem kanāliem.
• Gatavošanās nākotnei: Lai gan pilnais B2B mandāts ir pārcelts uz 2028. gadu, 2026. gada ziņošanas prasība nozīmē, ka sagatavošanās jāuzsāk jau tagad – tas nav tikai B2G vai publiskā sektora jautājums, bet svarīgs posms plašākā reformā.
• Konkurences priekšrocība: Uzņēmumi, kas pielāgojas savlaicīgi, nodrošina gludāku pāreju, labāku procesu pārvaldību un izvairās no pēdējā brīža slodzes.

Kā Telema var palīdzēt

Telema atbalsta uzņēmumus pārrobežu atbilstības, rēķinu digitalizācijas un reformu ieviešanas procesā. Ar Latvijas e-rēķinu un ziņošanas izmaiņām mūsu ekspertīze var palīdzēt jums:

• Izprast standartus, formātus un atļautos e-rēķinu apmaiņas kanālus Latvijā.
• Novērtēt gatavību un izveidot praktisku migrācijas ceļa karti strukturētai e-rēķinu izrakstīšanai un ziņošanai.
• Saskaņot iekšējos procesus, tehnoloģijas un iesaistītās puses (rēķinu izrakstīšana, finanšu nodaļa, IT) ar jauno modeli.
• Samazināt riskus, kas saistīti ar traucējumiem, rēķinu noraidījumiem, kavētiem maksājumiem vai audita problēmām Latvijai pārejot uz jauno sistēmu.
  

Secinājums

Latvijas pāreja uz obligātiem strukturētiem e-rēķiniem publiskā sektora darījumos (B2G) jau ir spēkā kopš 2025. gada janvāra, un nākamais posms – obligāta datu ziņošana nodokļu administrācijai – stāsies spēkā 2026. gada 1. janvārī. Piegādātājiem, kas strādā ar Latvijas publiskajām iestādēm, signāls ir skaidrs: rīkoties vajag tagad.

Ja esat Latvijas uzņēmums, kas piegādā publiskajam sektoram (vai plāno to darīt), savlaicīga sagatavošanās pārvērš normatīvās prasības par operatīvu priekšrocību: pareiza rēķinu aprite, ātrāki maksājumi, mazāk kļūdu un uzlabota gatavība auditam. Telema ir gatava jūs atbalstīt katrā solī.

Vai vēlaties uzzināt vairāk par e-rēķiniem?