Dokumentu numuru dublikāti ir nevēlami

“Mūsu klients atkal mums ir atsūtījis divus pasūtījumus ar vienādu numuru. Vienā ir 15 rindas, bet otrā – 10 rindas. Kā lai mēs zinām, kurš no tiem ir pareizs? Tie pat ir ar vienādu datumu,” raizējas pārdošanas asistente Marija. “Es zinu, un piezvanīt viņiem, lai to noskaidrot būs grūti, jo kā lai tos atšķir?” piekrīt viņas kolēģis Kaspars.

Dokumentu numuru dublikātu aizliegšana ir viens no pīlāriem labi uzbūvētai informācijas sistēmai. Dokumentu numuru atkārtota izmantošana var radīt ne tikai neskaidrības un laika izšķiešanu, bet arī nopietnas kļūdas pasūtījumu izpildē un piegādē.

Lielākoties lietojumprogrammās dokumenta numurs tiek uzskatīts par galveno atslēgu (galveno identifikatoru), tāpēc tam ir jābūt unikālam un to nevar dublēt. Pastāv programmas, kurās dokumenta numurs var būt sekundārā atslēga, un tad atšķiršanai tiek izmantots kāds papildu lauks, piemēram, izmantojot kārtas numuru vai tml.

Ja jūsu programmatūra pieļauj dublētus numurus, tas var radīt problēmas gan jums, gan jūsu partneriem:

• Grāmatvedība — gan vispārpieņemtie grāmatvedības principi (GAAP), gan starptautiskie finanšu pārskatu standarti (IFRS) nosaka, ka dokumentu numuriem jābūt unikāliem. Tas arī atvieglo auditu. Pretējā gadījumā, ja auditors redz daudz dokumentu dublikātu, tas var mudināt meklēt citus grāmatvedības pārkāpumus un pavadīt ievērojami ilgāku laiku pie šī procesa.
• Pārdošana – vairāku dokumentu nosūtīšana ar vienādu numuru rada dublikātus. Saņēmēja puse nevar zināt, kura kopija ir pareiza. Lai šo problēmu atrisinātu ir jātērē laiks zvaniem un e-pastiem. Un tas nozīmē, ka piegādes ķēdes procesā būs aizkavēšanās. Sliktākajā gadījumā tas var novest pie situācijas, kad krājums nav pieejams, līdz ar to piegādātāji, mazumtirgotāji un patērētāji būtu neapmierināti.
• Pretenzijas — pretrunu gadījumā nav iespējams pierādīt, kurš dokuments bija “oriģinālais/pareizais”. Pakalpojuma sniedzējam arī nebūtu iespējams palīdzēt konfliktējošām pusēm, jo arī dokumentu žurnālā būtu vairākas viena dokumenta kopijas.

Ja pirmais dokuments, ko nosūtījāt savam tirdzniecības partnerim, bija kļūdains, nekad nesūtiet jaunu ar tādu pašu numuru. Labā prakse vienmēr ir izveidot dokumentu ar jaunu numuru un skaidri norādīt, ka iepriekšējais bija nepareizs. Rēķinu gadījumā tas, saskaņā ar likumu, tiek veikts, izpildot kredītrēķinus.

Labā ziņa ir tā, ka lielākajai daļai uzskaišu sistēmu ir vienkārša funkcionalitāte, lai izveidotu gan kredītrēķinus, gan jaunus rēķinus kā veco rēķinu kopijas. Ievērojot labo praksi, jums būs daudz ātrāks un labāks process, lai risinātu radušās problēmas.