Kāpēc EDI operatoriem nekad nevajadzētu mainīt e-rēķinu datus?

Mēs kā EDI operators dažkārt saņemam pieprasījumus no saviem klientiem mainīt datus elektroniskajos rēķinos. Piemēram, “varbūt jūs varētu pārveidot piegādātāja produktu kodus uz pircēja produktu kodiem”. Vai “vai jūs, lūdzu, varētu nomainīt rēķinā norādītās vienības no tirdzniecības vienībām uz transporta vienībām”. Protams, mēs varētu, bet mums nevajadzētu tā darīt. Kāpēc?

e-Rēķins ir juridisks dokuments 

Eiropas Savienībā (arī visās Baltijas valstīs) e-rēķini tiek uzskatīti par juridiski pieņemamiem tikai tad, ja tie ir vienādi gan sūtītāja, gan saņēmēja pusē. E-rēķina maiņu vai modifikāciju vēl joprojām pieprasa, tāpēc ka pastāv maldīgs priekšstats, ka e-rēķini nav “īsti” rēķini un tos var mainīt starpnieks.

Tomēr tiesību aktu galvenie principi ir, ka rēķina izsniedzēja pusei ir jānodrošina PVN rēķinu satura integritāte (bez satura izmaiņām) visā dokumentu glabāšanas laikā. Tātad e-rēķina maiņa ir pretrunā ar likumu!

Produkta koda konvertēšana

Vēl viens izplatīts pieprasījums ir mainīt produktu kodus, kamēr dokuments vēl tiek nosūtīts no sūtītāja uz saņēmēju.

Lai konvertētu produktu kodus, pakalpojumu sniedzējam ir jābūt šai darbībai nepieciešamajiem pamatdatiem. Piemēram, lai dokumentā esošos piegādātāju kodus pārvērstu pircēja kodos, vispirms pakalpojumu sniedzēja sistēmā ir jāizveido kartēšanas tabula visiem piegādātāja kodiem. Katram piegādātāja kodam ir jānorāda atbilstošs pircēja kods.

Šī kartēšanas tabula ir jāatjaunina katru reizi katram jaunajam produktam vai jebkurām izmaiņām vecajos produktos. Tas ir jādara katra pircēja datiem (jo lielākā daļa piegādātāju pārdod vairākiem pircējiem, nevis vienam). Tas varētu nozīmēt simtiem tūkstošu kodu, kas jāuzglabā pakalpojumu sniedzēja datu bāzē.

To EDI operatori nedara. Tā vietā viņi droši transportē dokumentus pareizajā formātā pareizajiem adresātiem.

Pircēja produktu kodu izmantošana atsaucei uz produktiem nav ieteicama. Tā vietā daudz labāk ir izmantot piegādātāju kodus. Katram produktam tie paliek nemainīgi, jo katram atsevišķam produktam ir tikai viens piegādātājs, savukārt šim produktam var būt tūkstošiem pircēju. Un labā prakse, protams, ir izmantot GTVN — globālos tirdzniecības vienību numurus, jo tie ir unikāli un skaidri identificē katru produktu, tādējādi ļaujot izvairīties no kartēšanas. Turklāt tie samazina kļūdu iespējamību. Vairāk par GTVN lasiet šeit.

Produkta vienības konvertēšana

Trešais klientu pieprasījums ir pārveidot produktu vienības. Lai tas būtu iespējams, arī šeit pakalpojumu sniedzēja sistēmā ir jāiestata pamatdatu tabula. Ja jautājums ir par tirdzniecības vienību aizstāšanu ar loģistikas vienībām, šie dati ir jānosūta EDI operatoram par katru produktu.

Un šī informācija ir jāatjaunina, ja piegādātāja pusē kaut kas mainās. Vai arī tad, kad tirgū tiek palaisti jauni produkti, tad arī to iepakojuma dati jānosūta EDI operatoram. Dublējošu produktu vienību konvertēšanas sistēmas izveide un uzturēšana pie EDI operatora nav ne racionāla, ne rentabla ideja.

Šajā gadījumā labā prakse ir produktu datu glabāšana un pārvaldība piegādātāju uzskaites sistēmā. Ja jūsu uzskaites sistēma nav īpaši attīstīta produktu datu pārvaldības jomā, varētu apsvērt īpašas Produktu Informācijas Pārvaldības (PIM) sistēmas iegādi.