Kreditoru parādu administrēšanas labā prakse: 5 ieteikumi

Grāmatvedība ir viena no jomām, kur procesu automatizēšana un digitalizēšana var ietaupīt ļoti daudz laika.  Iepirkumu rēķinu apstrāde, ja tā nav automatizēta, ir viens no laikietilpīgākajiem procesiem. Daudz uzņēmumu jau ir sākuši izmantot e-rēķinus un tiešsaistes rīkus, lai procesus padarītu efektīvākus, precīzākus un pārredzamākus. Pastāstīsim par 5 labajām praksēm, kas palīdzēs ietaupīt laiku saistību administrēšanā.

1. Izmantojiet e-rēķinus un organizējiet grāmatvedību bez papīriem

Organizējiet centralizētu rēķinu saņemšanu vienā digitālā pastkastītē, tas samazinās nepieciešamību datus ievadīt manuāli, kā arī palīdzēs izvairīties no kļūdām datu ievadē un ļaus procesu padarīt precīzāku un pārredzamāku visām ieinteresētajām personām. Tas izslēgs tādas darbības kā rēķinu meklēšana savā pastkastītē, to izdrukāšana, parakstīšana un uzglabāšana fiziskā mapē. Šāds jauns un racionalizēts rēķinu apstrādes process palīdz samazināt ogļskābās gāzes emisijas.

Piemēram, Telema eFlow ļauj piekļūt sava uzņēmuma rēķiniem no jebkuras vietas pasaulē. Rēķinu pastkastītē tiek apkopoti rēķini neatkarīgi no to formāta: e-rēķini, PDF un skenēti papīra dokumenti.

Saskaņā ar pētījumu, viena papīra rēķina apstrāde ilgst vidēji 30 minūtes, savukārt e-rēķina apstrāde aizņem tikai 5 minūtes. Tādējādi e-rēķinu apstrāde prasa 6x mazāk laika un ir par 60-80% lētāka. Lai nodrošinātu šādus ietaupījumus, obligāti jāīsteno arī pārējie 4 ieteikumi.

2. Apstrādājiet rēķinus elektroniski un automatizējiet procesus

Apstipriniet rēķinus tiešsaistē no savas mājas biroja vai atrodoties ceļojumā. Telema eFlow pārsūta rēķinus iesaistītajām personām, kuras var apstiprināt rēķinus no mobilās ierīces neatkarīgi no atrašanās vietas. Jums vairs nevajadzēs skraidīt pa biroju, vācot parakstus, vai gaidīt atbildes e-pastā.

Automatizācija ir iespējama arī iegrāmatojot izmaksas, īpaši regulārajiem rēķiniem. Piemēram, biroja īres rēķini no Rental Ltd vienmēr tiek iegrāmatoti nomas izmaksu kontā 5442, rindiņa ikmēneša rēķinā par tālruņa +370 54321000 abonēšanu vienmēr tiek automātiski iegrāmatota kā Jāņa izdevumi (Klientu atbalsta nodaļa). Tā kā vairāk nekā 75% rēķinu ir regulārie rēķini, šāda automatizācija ievērojami ietaupa grāmatvežu laiku.

3. Padariet savu kreditoru parādu pārvaldes procesu caurspīdīgu 

Caurspīdība ir viens no lielākajiem, bet bieži vien par zemu novērtētajiem digitālās grāmatvedības ieguvumiem. Tas sniedz reāllaika pārskatu par iepirkumu rēķiniem un dod pārliecību, ka procesā netiks pazaudēts neviens rēķins. Visi apstiprināšanas un izmaksu sadales soļi tiek reģistrēti, rēķini tiek elektroniski arhivēti, saskaņā ar likumu. Nav nepieciešams arhivēt papīra dokumentus. Rēķini ir ērti pieejami visām iesaistītajām pusēm (piemēram, auditoriem vai nodokļu administratoriem). Turklāt jūs laicīgi iegūsiet pārskatu par saviem izdevumiem, kas var būt noderīgi naudas plūsmas plānošanā.

4. Izmantojiet iepirkumu pasūtījumus pirms rēķinu saņemšanas

Iepirkumu (ne tikai preču, bet arī pakalpojumu) pasūtījumu izveidošana samazina kļūdu risku un uzlabo pārskatu par izdevumiem. Ja preces vai pakalpojumi tiek piegādāti saskaņā ar vienošanos, rēķinā norādītie preču apjomi un cenas sakrīt ar cenām, kas ir norādītas pasūtījumā un piegādes dokumentā, tad rēķinu manuāla apstrāde nav nepieciešama. Sistēma to var izdarīt automātiski.

Jūs pat varat iegrāmatot savus izdevumus, pamatojoties uz pirkuma pasūtījumiem (nemaz negaidot rēķinus). Tas ļaus jums iegūt pārskatu par jūsu uzņēmuma fiskālo situāciju daudz agrāk (un ātrāk slēgt grāmatvedības periodu).

5. Automatizējiet datu pārbaudi 

Automatizētie risinājumi palīdz izvairīties no kļūdām, kas ir izplatītas papīra dokumentu apstrādē. Piemēram, Telema eFlow tiek automātiski pārbaudīts, vai rēķina dati sakrīt ar attiecīgajiem datiem jūsu uzskaites programmatūrā. Vai piegādātāja bankas konti, maksājumu atsauces numuri un maksājumu termiņi atbilst datiem, kas ir piegādātāju kartiņās. Tāpat sistēma izslēdz dublikātu apstrādi, pārbauda nodokļu aprēķinu pareizību un datumu atbilstību.

Telema eFlow ir ērts rīks rēķinu elektroniskai apstiprināšanai un izmaksu sadalei. Izmantojot eFlow, jūs varat ieviest visas augšminētās labās prakses savā uzņēmumā.

Uzzināt vairāk par Telema eFlow