Polijas pāreja uz obligātu B2B e-rēķinu izrakstīšanu ar KSeF

2026. gadā uzņēmumiem Polijā būs jāizmanto valdības centralizētā platforma Krajowy System e-Faktur (KSeF), lai nosūtītu un saņemtu e-rēķinus uzņēmumu savstarpējos (B2B) darījumos. Šī prasība vispirms februārī attieksies uz uzņēmumiem, kuru gada ieņēmumi pārsniedz PLN 200 miljonus, un pēc tam līdz 2026. gada aprīlim tā tiks attiecināta uz visiem uzņēmumiem. PVN atskaites tiks balstītas uz datiem no e-rēķinu sistēmas, mazinot manuālo atskaišu sagatavošanu un vienkāršojot ikdienas atbilstības nodrošināšanu. Šajā bloga ierakstā skaidrosim, ko Polijas obligātā B2B e-rēķinu ieviešana ar KSeF nozīmē praksē un kā sagatavoties.

Pašreizējā situācija

No 2026. gada janvāra Polijas e-rēķinu vide ir dalīta. Kopš 2019. gada augusta visām publiskā sektora iestādēm ir pienākums saņemt un apstrādāt strukturētus e-rēķinus, kas atbilst Eiropas standartam EN 16931 (XML/PEPPOL). Lai to nodrošinātu, Polija izveidoja nacionālo e-rēķinu platformu Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), kas darbojas OpenPeppol tīklā un standartizē drošu, savietojamu dokumentu apmaiņu.

Lūk, kā līdz šim ir bijis: B2B darījumiem prasības nebija obligātas. Uzņēmumi joprojām varēja brīvi apmainīties ar rēķiniem ārpus platformas, izmantojot tradicionālus formātus, piemēram, PDF, tos nenovirzot caur valdības sistēmu. Taču tas drīzumā mainīsies.

2022. gadā Polija saņēma ES apstiprinājumu mainīt PVN noteikumus, kas 2023. gadā noveda pie grozījumiem Preču un pakalpojumu nodokļa likumā. Mērķis bija padarīt e-rēķinu izrakstīšanu obligātu visiem uzņēmumu darījumiem no 2024. gada jūlija. Taču ieviešana nenoritēja pēc plāna. Lai gan tika ieviesta Nacionālā e-rēķinu sistēma (KSeF), obligātā stāšanās spēkā tehnisku problēmu dēļ tika pārcelta uz 2026. gadu. Un te mēs esam šodien.

Gaidāmās izmaiņas: obligāti e-rēķini B2B darījumos

2026. gadā Polija plāno pilnībā integrēt KSeF ar PEF, padarot to obligātu visiem iekšzemes B2B rēķiniem. Izmaiņas tiks ieviestas pakāpeniski. Sākot ar 2026. gada februāri, prasība attieksies uz lielajiem nodokļu maksātājiem, kuru gada ieņēmumi pārsniedz PLN 200 miljonus. Pēc tam, no 2026. gada aprīļa, prasība tiks attiecināta uz gandrīz visiem Polijā PVN reģistrētajiem uzņēmumiem, ar ierobežotiem izņēmumiem, tostarp transporta un biļešu tirdzniecības jomā, finanšu un apdrošināšanas pakalpojumiem, kā arī noteiktām pārrobežu vai pašrēķinu (self-billing) shēmām.

Kā pārejas periods: līdz 2026. gada beigām par kļūdām netiks piemērotas naudas sankcijas. Turklāt zemas vērtības rēķini (zem PLN 450 vai zem PLN 10 000 mēnesī) var saglabāt pašreizējo formātu līdz 2026. gada 30. septembrim. No 2027. gada visos maksājumos būs jānorāda KSeF numurs, pretējā gadījumā var tikt piemērotas sankcijas.

P.S. Ja jūsu uzņēmums ir reģistrēts ārpus Polijas un jūs pārdodat Polijas klientiem, parasti jums nav pienākuma izrakstīt rēķinus caur KSeF, ja vien jums Polijā nav pastāvīgas uzņēmējdarbības vietas (fixed establishment).

Ko tas nozīmē jūsu uzņēmumam Polijā

• Jūsu rēķinu aprites process kļūst KSeF centrēts: visi rēķini tiek novirzīti caur platformu automātiskai validācijai. Pieņemts rēķins = juridiski izrakstīts. Noraidīts rēķins ≠ juridiski neizrakstīts.

• Jūsu sistēmām jāspēj ģenerēt strukturētus datus. PDF vairs nepietiek. Polijā ir obligāts FA(3) XML formāts ar obligāti aizpildītiem laukiem noteiktā struktūrā, ko parasti ģenerē ERP vai norēķinu sistēma, izmantojot API integrāciju.

• Tomēr, ja jūs jau izmantojat strukturēto e-rēķinu apmaiņu ar sadarbības partneriem, piemēram, caur EDI, tas visdrīzāk saglabāsies kā paralēla plūsma. EDI dokumentos bieži tiek izmantoti bagātīgi biznesa dati, ko KSeF neatbalsta (piemēram, specifiski kodi vai piegādes detaļas).

• Mainās arī rēķinu saņemšana: Polijā PVN reģistrētajiem pircējiem tehniski jābūt gataviem saņemt rēķinus caur KSeF.

• Nepieciešami rezerves noteikumi sistēmas darbības traucējumu gadījumā. Ja reāllaika iesniegšana neizdodas, rēķinus var izrakstīt “bezsaistē”, bet tie jāaugšupielādē KSeF ne vēlāk kā nākamajā darba dienā. “Offline24” ir daļa no darbības modeļa.

• Atbilstības risks laika gaitā mainās. 2026. gadā ir naudas sodu pārejas periods, bet administratīvie sodi var tikt piemēroti no 2027. gada 1. janvāra, ja obligātā KSeF rēķinu izrakstīšana netiek ievērota.

Kā Telema var palīdzēt

Telema palīdz uzņēmumiem orientēties pārrobežu atbilstības prasībās, rēķinu reformās un digitalizācijā. Ņemot vērā Polijas obligātā B2B e-rēķinu ieviešana ar KSeF un plašākas e-rēķinu un PVN atskaišu izmaiņas, mūsu pieredze var palīdzēt jums:

• Izprast standartus, formātus un atļautos kanālus e-rēķinu izrakstīšanai Polijā.

• Novērtēt gatavību un izveidot praktisku ceļvedi pārejai uz strukturētiem e-rēķiniem un atskaitēm.

• Mazināt darbības traucējumu, rēķinu noraidījumu, aizkavētu maksājumu vai auditu riskus, Polijas režīmam attīstoties.

Īsumā: Telema palīdzēs jums pieslēgties Polijas centralizētajai e-rēķinu sistēmai.

Secinājums

Ja esat Polijas uzņēmums, rīkoties vajag jau tagad. Telema palīdzēs laikus pāriet uz KSeF, nodrošinot strukturētu e-rēķinu atbalstu un pilna cikla izsekojamību. Mēs esam gatavi palīdzēt, kad būsiet gatavi.