Priekšnosacījumi veiksmīgam EDI

Pārdošanas un pasūtīšanas procesu automatizācija ir lielisks veids kā optimizēt izmaksas. E-pasta pasūtījumu un rēķinu aizstāšana ar EDI dokumentiem var ietaupīt līdz pat 90% darbinieku darba laika. EDI ļauj viņiem koncentrēties uz svarīgākiem uzdevumiem. Pirmais solis ceļā uz to ir jūsu uzņēmuma sagatavošana EDI integrācijai.

Ieceliet EDI komandu/projekta vadītāju

EDI ieviešanā parasti ir iesaistītas vairākas puses: jūsu uzņēmums un tā nodaļas, jūsu biznesa programmatūras (ERP) nodrošinātājs, jūsu biznesa partneri (klienti vai piegādātāji) un EDI nodrošinātājs. Par daudz ko ir jāpadomā, tai skaitā par uzdevumu koordinēšanu un saziņu  starp visām šīm pusēm. Ir vairākas detaļas, kuru dēļ projekts var iestrēgt. Tāpēc aktīvs projektu vadītājs un labi sagatavots rīcības plāns ir jebkura veiksmīga projekta pamatā. Pievienojiet nepieciešamo vadības atbalstu un nepieciešamos resursus, un jūs jau esat izveidojis labu pamatu EDI ieviešanai.

Izvēlieties EDI operatoru

Visizplatītākais veids kā apmainīties ar dokumentiem ir izmantojot EDI operatoru. Izvēlēties pareizo no vairāk nekā 500 EDI operatoriem Eiropā var būt sarežģīti, taču par laimi esam sagatavojuši ceļvedi, kā izvēlēties sev piemērotāko EDI operatoru.

Apmāciet savus darbiniekus

Nepietiek ar to, ka tikai EDI projekta komanda ir informēta par projekta mērķiem, progresu un šķērsļiem. Visiem ietekmētajiem darbiniekiem ir jāzina, kāpēc EDI tiek ieviests, kā tas darbojas un kādi ir ieguvumi. Ir viegli aizmirst dažus kolēģus, it īpaši, ja viņi atrodas dažādos veikalos vai noliktavās. Tos cilvēkus, kuri faktiski apstrādā pasūtījumus, rēķinus vai piegādes, ir svarīgi apmācīt sazināties par EDI ar jūsu tirdzniecības partneriem: jāiemāca pieprasīt EDI pasūtījumus vai EDI rēķinus un jāpaskaidro, kā pareizi rīkoties par partneru jautājumiem un bažām. Šiem cilvēkiem jūsu organizācijā ir jāatbalsta EDI projekts.

Iestatiet savu biznesa programmatūru

Papildus uzskaites programmatūras (ERP) savienošanai ar izvēlētā EDI operatora sistēmu, jūsu biznesa programmatūra ir jākonfigurē darbam ar EDI. Tas visticamāk nozīmē, ka būs jāapmaksā  gan EDI operatora, gan jūsu ERP programmatūras atbalsta uzņēmuma piestādītie rēķini, bet uz tiem vajadzētu raudzīties kā uz investīcijām.

Izveidotais savienojums starp biznesa programmatūru un EDI operatora sistēmu ir jāpārbauda. Tas palīdz nodrošināt, ka pareizā informācija laicīgi sasniedz pareizo partneri, un iespējamās kļūdas tiek ātri identificētas un pēc iespējas ātrāk novērstas. Pēc visu veidu dokumentu testēšanas var sākties EDI dokumentu apmaiņa.

Sagatavojiet produktu un lokācijas datus

Viens no biežākajiem EDI projektu kavēšanās iemesliem ir problēmas ar produktu datiem. Konkrētāk, trūkst savstarpējas vienošanās, kas saistīta ar produktu datu – produktu kodu un vienību – izmantošanu. 

Produktu kodi: FMCG sektorā labā prakse ir produktu identificēšanai izmantot GTVN (globālo tirdzniecības vienības numuru). GTVN ir formāts, ko atbalsta GS1, globāla standarta institūcija. Daži piegādātāji nepareizi izmanto vienu un to pašu GTVN viena un tā paša produkta variantiem (krāsa vai izmērs) un atšķir to ar papildu rakstzīmēm kodā. Tā vietā katram šādam produktam ir jābūt pašam savam GTVN, lai darbotos pareizi gan EDI, gan mazumtirgotāja kases sistēma.

Produkta vienības: starp tirdzniecības partneriem ir svarīgi vienoties, kuras vienības tiks izmantotas dokumentācijā. Piemēram, vai pasūtot 1 gb musli batoniņu, tas nozīmē vienu batoniņu vai 1 kastīti (ar 24 musli batoniņiem); vai tiek domāts viens miltu iepakojums vai 6 kg miltu. Pretējā gadījumā, pasūtot kaut ko vienā vienībā, preci var saņemt neparedzētā un nevēlamā daudzumā.

Papildus produkta datu precizēšanai svarīgi ir arī lokācijas dati. EDI dokumenti tiek adresēti piegādes punkta līmenī, nevis juridiskās personas līmenī. Paraugprakse šeit paredz  atrašanās vietu (veikalu) identificēšanai izmantot GLN (globālās atrašanās vietu numurus). Tas ir vēl viens GS1 izdots standarts, kas ievērojami vienkāršotu EDI, ja visi sāktu partneru identifikācijai izmantot GLN. Visiem uzņēmumiem ir jāpiesakās GLN no GS1 (tāpat kā tie piesakās GTVN kodiem). Baltijas valstīs lielākajai daļai mazumtirgotāju jau ir GLN saviem veikaliem.

Piesaistiet savus partnerus

Jo vairāk EDI dokumentu jūsu uzņēmums izmanto, jo lielāku vērtību tas iegūst. EDI ietaupīs līdz pat 90% no dokumentu apstrādes laika un novērsīs kļūdas. Tāpēc partneru iesaistīšana EDI ir būtisks elements, lai maksimāli palielinātu EDI priekšrocības. EDI operatori parasti var sniegt jums pārskatu par to, cik daudz jūsu partneru ir viņu tīmeklī un kāds ir ieguvums no EDI uzsākšanas. Partneru informēšana par EDI integrāciju jāveic vienlaikus ar citiem sagatavošanās darbiem. Klientu apkalpošana un mārketings var palīdzēt veiksmīgā partneru piesaistīšanā, kā arī ārējā un iekšējā komunikācijā. Nevilcinieties lūgt palīdzību savam EDI operatoram. Viņiem ir speciālisti, kuri ir gatavi dalīties savās zināšanās un veikt apmācību.

EDI integrācijas process var būt sarežģīts, taču tas sniegs jūsu uzņēmumam lielu vērtību. EDI ne tikai ietaupīs uzņēmuma laiku un naudu, bet arī uzlabos darbinieku produktivitāti, samazinot rutīnā  darba apjomu.

Lasiet vairāk par risinājumiem Telema EDI Supplier piegādātājiem un EDI Buyer pircējiem. Mūsu speciālisti ar prieku dalīsies ar jums savās zināšanās, lai uzsāktu jūsu uzņēmuma EDI darbību jau šodien!