Produktu kodi EDI: Labā prakse

Galvenais EDI princips ir pēc iespējas vairāk izmantot standartus. Tas noteikti var palīdzēt preču kodu gadījumā. Vienošanās par to, kādus produktu kodus izmantot tirdzniecības dokumentos pirms EDI uzsākšanas, vēlāk novērš vairākas iespējamās problēmas.

 

Kāpēc mums ir vajadzīgi produktu kodi?

Tā kā produktu nosaukumi ir pietiekami skaidri, kāpēc mums  vajadzīgi arī produktu kodi? Lai gan vārdi ir daudz saprotamāki, tie bieži vien ir gari. Turklāt preces nosaukums gan piegādātāja, gan pircēja programmatūrās reti ir tieši tāds pats. Tāpēc produkta nosaukums nav uzticama vērtība preces identificēšanai, izmantojot datoru.

Kodēšana nozīmē unikāla numura piešķiršanu produktam vai pakalpojumam ātrai identificēšanai. Lai pārliecinātos, ka numurs ir unikāls, labā prakse ir izmantot reģistrētus produktu kodus, piemēram, EAN, GTIN vai UPC. Šos ciparus var norādīt arī kā svītrkodus. Svītrkodu var skenēt elektroniski, tādējādi atvieglojot produktu izsekošanu, apstrādi un uzglabāšanu.

Izmantojiet reģistrētos produktu kodus, lai iegūtu vislabākos rezultātus piegādes ķēdes automatizācijā un EDI izmantošanā bez traucējumiem.

Tomēr tiek izmantoti arī cita veida produktu kodi. Apskatīsim tos un izskaidrosim plusus un mīnusus.

 

Piegādātāju iekšējie produktu kodi

Daudzi piegādātāji/ražotāji identificē savus produktus pēc saviem iekšējiem kodiem. Piegādātāja iekšējie produktu kodi tiek izveidoti piegādātāja noliktavas vadības sistēmās. Kodus var ģenerēt automātiski, taču bieži vien ražotāji var brīvi piešķirt kodus.

Ja esat ražotājs/piegādātājs, produktu kodēšanai izmantojiet tālāk norādīto paraugpraksi : 

• katram produktam un pakalpojumam ir jābūt unikālam produkta kodam;
• produktiem ar dažādām īpašībām (piemēram, krāsa, izmērs) jābūt ar atsevišķiem kodiem;
• izmantojiet ciparus, nevis burtus, izvairieties no diakritikas un pieturzīmēm kodos;
• Izvēlēties īsus kodus.

 

Mazumtirgotāju iekšējie produktu kodi

Lielākajā daļā mazumtirgotāju uzskaišu sistēmās (ERP) katrs produkts automātiski saņem arī iekšējo kodu, t.i., mazumtirgotāja produkta kodu. Ja mazumtirgotājs piešķir produktu kodus un neizmanto automātisko ģenerēšanu, tiek piemēroti tie paši paraugprakses noteikumi kā piegādātāju kodiem (skatīt iepriekš).

NB! Tā nav labā prakse izveidot citu kodēšanas sistēmu produktiem, kuriem jau ir kodi (piegādātāja kodi un visbiežāk arī GTVN). Tomēr iekšējie kodi ir nepieciešami produktiem un pakalpojumiem, ko piedāvā paši mazumtirgotāji.

Lielākajā daļā mazumtirgotāju uzskaišu sistēmās (ERP) ir iespējams pievienot vairākus produktu kodus: papildus iekšējiem kodiem vienmēr pievienojiet piegādātāju kodus. Labā prakse ir pievienot un izmantot GTVN kodus kā primāros kodus.

 

Pasūtot un izrakstot rēķinus, neizmantojiet mazumtirgotāja produktu kodus:

Kaut arī gan piegādātāju, gan mazumtirgotāju ERP automātiski ģenerē produktiem kodus, vienmēr ir racionāli dot priekšroku piegādātāju kodiem (un labā prakse ir izmantot GTVN). Vienmēr pievienojiet piegādātāju kodus un GTVN kodus produktu kartēm savā ERP. Ja jūsu ERP to neatļauj, mainiet savu ERP.

Kāpēc?

• Katra mazumtirgotāja iekšējais produkta kods vienai un tai pašai precei ir atšķirīgs. Ir daudz mazumtirgotāju, kas pārdod viena piegādātāja produktus. Piegādātāja programmatūrā preces kartei nav iespējams pievienot visu pircēju preču kodus. No otras puses, konkrētai precei parasti ir tikai viens piegādātājs, un šo piegādātāja produkta kodu var viegli pievienot preces kartītei mazumtirgotāja programmatūrā.
• Protams, tehnoloģiski ir iespējams izveidot piegādātāja un pircēja preču kodu kartējumus abās pusēs vai ar EDI operatora palīdzību, taču tas ir nevajadzīgi, dārgi un pastāv kļūdu iespējamība. No tā jāizvairās, vienkārši izmantojot piegādātāju kodus vai, vēl labāk, GTVN kodus.

Lai EDI darbotos nevainojami, izmantojiet GTVN.

 

GTVN produktu kodi

Vispasaules labā prakse ir izmantot produktu kodiem GTVN — GS1 globālo standartu. GTVN apzīmē globālās tirdzniecības vienības numuru un ir tuvs EAN (Eiropas preču numura) radinieks. GTVN izsniedz GS1,  starptautiskā standartu organizācija. GTVN tiek garantēts kā globāli unikāls un līdz ar to labākais produkta identifikators. Vairāk par to varat lasīt mūsu atsevišķajā emuārā par GTVN.

Kādus produktu kodus izmantot?

Pirms EDI ieviešanas pircējam un piegādātājam ir jāvienojas par to, kuri produktu kodi tiks izmantoti produktu identificēšanai EDI dokumentos. Bieži vien dokumentos būs iekļauti vairāki preču kodi, jo ne katrai precei var būt GTVN kodi.

Kad jūsu partneris nosūta jums EDI dokumentu, kurā ir vairāki produktu kodi, jūsu programmatūrai ir jāidentificē produkti:

1. GTVN – pats labākais variants
2. Piegādātāja kods – tas ir piegādātāja produkts, tāpēc ir loģiski, ka viņi to kodē (tas ir labāk nekā izmantot mazumtirgotāja kodu)
3. Pircēja kods vai kaut kas cits – bieži rada neskaidrības un kļūdas.

Ja jūsu uzņēmums apsver piegādes ķēdes automatizāciju, pareiza veida produkta koda izmantošanai ir būtiska ietekme. Apmeklējiet mūsu emuāru, lai uzzinātu vairāk par elektronisko dokumentu apmaiņu un EDI paraugpraksi.  Ja jums rodas  jautājumi, droši sazinieties ar mums.