Restorāns Rudolf
Viena no labākajām franču virtuvēm Igaunijā – Rudolf, ir Silverspoon finālists un viens no 30 labākajiem Igaunijas restorāniem (pēc White Guide). Tas nosaukts izcilā igauņu komponista Rudolf Tobias vārdā, un tā ēdienkarte ir iedvesmota no komponista piedzīvojumiem Eiropā, kā arī no restorānam piederošās Igaunijas vecākās pavārgrāmatas, kas aizsākās Tobias laikos. Galvenais šefpavārs Sten Märtin, kuram ir Michelin zvaigznes apmācība un pieredze, stingri ievēro principu: “Iemīlies procesā, un rezultāti sekos”, un uzskata, ka franču virtuve ir visas mūsdienu kulinārijas pamats.
Izaicinājums
Restorāns saņem rēķinus uz papīra kopā ar piegādēm no vairāk nekā 15 dažādiem piegādātājiem, kā rezultātā mēnesī tiek izsniegti vairāk nekā 150 rēķini. Rēķini krājās virtuvē, līdz šefpavāri atrada laiku manuāli tos pa vienam ievietot noliktavas vadības sistēmā (WMS) Compucash.
Viss process ir laikietilpīgs, nogurdinošs un pakļauts cilvēciskām kļūdām. Turklāt ir diezgan neiespējami veikt inventarizāciju pirms rēķinu ievadīšanas sistēmā.
“Ievadot simtiem datu rindu, nepareizi ievietots cipars aiz komata var radīt daudz neskaidrību inventarizācijas procesā. Kļūdas iemesla meklēšana ir laikietilpīga, un to parasti var veikt tikai pēc restorāna slēgšanas, kas rada virsstundas. Pavāri vēlas strādāt pie savām receptēm, gatavošanas un ēdienkartēm, nevis rēķiniem”, komentē Rudolf galvenais šefpavārs Sten Märtin.
Bija paredzēts automatizēt pēc iespējas vairāk procesu, padarīt tos vienmērīgākus un novērst manuālo ievadi.
Risinājums
Rudolf nolēma ieviest Telema EDI Buyer (Pircēja) risinājumu, kas automatizē rēķinu izrakstīšanas procesu un novērš manuālu datu ievadi un kļūdas. Visi rēķini parādās Compucash uzreiz pēc to saņemšanas.
Tā kā priekš Compucash ir standartizēts Telema EDI modulis, EDI pakalpojumu ieviešana bija ātra, vienkārša un rentabla. Rudolf sāka saņemt elektroniskos rēķinus uz Compucash tikai dažas dienas pēc līguma parakstīšanas ar Telema.
Svarīgs solis bija Rudolf piegādātāju informēšana par pāreju uz EDI. Visiem piegādātājiem tika nosūtītas vēstules pa e-pastu, ar ziņu uzsākt elektronisko dokumentu apmaiņu. Dažu dienu laikā lielākā daļa piegādātāju tika pieslēgti un nosūtīja rēķinus elektroniski.
“Tagad EDI ir prasība katram jaunajam piegādātājam. Ja piegādātājs to neievēro, Rudolf vienkārši izvēlas citu piegādātāju, no kura iepirkties. Tomēr vairumā gadījumu piegādātāji pārzina EDI un Telema un jau to izmanto“, komentē Märtin.
Rezultāts
Atkarībā no sezonas, Telema EDI Buyer risinājums ietaupa apmēram 25 stundas mēnesī no Rudolf šefpavāru neizmērojamā laika. Pavāriem vairs nav pašiem jāievada rēķini Compucash sistēmā. Tā vietā viņi vienkārši pārskata Compucash rēķinus, lai pārliecinātos, ka tie ir pareizi, un apstiprinātu tos. Līdz ar to šefpavāri tagad var koncentrēties uz ēdiena pagatavošanu un jaunu ēdienu radīšanu.
“Telema EDI Buyer sistēma ir vienkārša un loģiska, ieviešana bija viegla un ātra. Tagad mēs varam pilnībā koncentrēties uz restorānu un piedāvāt neaizmirstamu pieredzi arvien lielākam klientu skaitam,“ novērtē Märtin.
Tā kā tagad cilvēciskās kļūdas tiek novērstas un rēķini paši parādās Compucash sistēmā, krājumu veikšana var sākties bez jebkāda iepriekšēja papildu darba. Tātad arī virsstundas ir ievērojami samazinātas.
Kopsavilkumā, Rudolf ir ļoti apmierināti ar Telema EDI Buyer risinājumu, jo tas ir devis solītās priekšrocības: laika ietaupījumu un kļūdu novēršanu.