“Plaat Detail” ar “eFlow” palīdzību ietaupa 150 darba stundas mēnesī

“Plaat Detail” ir vadošais piegādātājs mēbeļu sektorā, piedāvājot ražotājiem un būvniekiem augstas kvalitātes mēbeļu komponentus, laminātus un darba virsmas. Lai saglabātu tirgus līdera pozīcijas, efektīvi iekšējie procesi ir tikpat svarīgi kā materiālu kvalitāte.

Nesen “Plaat Detail” spēra nozīmīgu tehnoloģisku soli, plašākas digitalizācijas iniciatīvas ietvaros pārejot no “SAF” biznesa vadības programmatūras uz “Monitor ERP”. Šī pāreja ieviesa jaunu un jaudīgāku ERP vidi, taču vienlaikus izgaismoja nepieciešamību papildināt pamatsistēmu ar lokāli integrētu rēķinu apstrādes risinājumu.

Izaicinājums: manuāla datu ievade kā vājā vieta

Tolaik “Monitor ERP” Igaunijā vēl nebija lokāli integrēta partnera ienākošo rēķinu digitalizācijai vai e-rēķinu savienojamībai. Lai gan programmatūrā bija pieejama iekšējā apstiprināšanas plūsma, ienākošos rēķinus nevarēja digitalizēt vai saņemt elektroniski.

Rezultātā “Plaat Detail” saskārās ar īslaicīgu, bet ievērojamu “pudeles kaklu”. Aptuveni 300 ienākošo rēķinu ikmēneša apstrādei bija nepieciešama 18 darbinieku iesaiste. Kopumā rēķinu apstrādei tika patērētas aptuveni 200 stundas mēnesī – laiks, kas tika atņemts uzņēmuma pamatdarbībai.

“Plaat Detail” finanšu direktore Annika Valksāre (Annika Valksaare) atceras sarežģīto pārejas periodu:

“Pirmajos mēnešos pēc “Monitor ERP” ieviešanas mēs skaidri redzējām, cik daudz laika prasa manuāla rēķinu apstrāde. Pat īsā laika posmā ietekme uz efektivitāti bija jūtama. Ātri kļuva skaidrs, ka specializēta risinājuma integrēšana ir praktiskākais ceļš uz priekšu.”

Risinājums: “Monitor ERP” integrācija ar “Telema eFlow”

“Plaat Detail” meklēja risinājumu, kas papildinātu viņu “Monitor ERP” vidi, atrisinātu tūlītēju vajadzību pēc rēķinu automatizācijas un atbalstītu tālāku procesu attīstību. Tika izvēlēts “Telema eFlow” kā integrēts rēķinu apstrādes automatizācijas risinājums.

Integrācija tika izveidota ar mērķi:

• iespējot e-rēķinu saņemšanu un rēķinu digitalizāciju atbilstoši vietējām prasībām;
• automatizēt rēķinu apstrādi un izmaksu sadali noteiktās darba plūsmās;
• radīt pamatu tālākai automatizācijai, tostarp rēķinu un pirkuma pasūtījumu automātiskai saskaņošanai (matching).

Pārmaiņas: precizitāte, ātrums un caurskatāmība

Integrācija sniedza vairāk nekā tikai manuālas datu ievades novēršanu; tā uzlaboja “Plaat Detail” finanšu datu konsekvenci, kontroli un izmantojamību.

• Datu kvalitāte – Iepriekš līdzīgi izdevumi varēja tikt attiecināti uz dažādiem grāmatvedības kontiem. Pateicoties “eFlow” izmaksu sadales noteikumiem un iepriekš definētai grāmatošanas loģikai, rēķini tagad tiek konsekventi kodēti un sinhronizēti ar ERP sistēmu.
• Procesa efektivitāte – Rēķinu apstiprināšanas cikli ir īsāki, pateicoties definētām darba plūsmām un “eFlow” mobilajai lietotnei, kas ļauj vadītājiem pārskatīt un apstiprināt rēķinus neatkarīgi no atrašanās vietas.
• Caurskatāmība un kontrole – “eFlow” nodrošina skaidru un pilnīgu pārskatu par katra rēķina apstrādes statusu, apstiprināšanas vēsturi un atbildīgajām personām. Iebūvētie atgādinājumi palīdz novērst kavēšanos, ko izraisa aizmirsti apstiprinājumi.

Ienākošo rēķinu datu un rindu manuāla ievade ir aizstāta ar automatizētu datu plūsmu uz ERP sistēmu. Rezultātā 18 darbinieki, kas iepriekš bija iesaistīti iepirkumos un apstiprināšanā, tagad tērē ievērojami mazāk laika administratīviem uzdevumiem un var vairāk koncentrēties uz saviem tiešajiem pienākumiem.

Rezultāti

Integrējot “Monitor ERP” ar “Telema eFlow”, “Plaat Detail” ievērojami samazināja manuālo darbu, kas nepieciešams aptuveni 300 ikmēneša rēķinu apstrādei.

• Efektivitātes pieaugums: Rēķinu apstrādes laiks samazinājās no aptuveni 200 stundām uz 50 stundām mēnesī – 75% samazinājums.
• Darba plūsma: Manuāla apstrāde tika aizstāta ar pilnībā digitālu apstiprināšanas procesu.
• Fookuss uz pamatdarbību: Darbinieki, kas iesaistīti iepirkumos un apstiprināšanā, tagad velta ievērojami mazāk laika administratīviem uzdevumiem.

Annika Valksāre komentē: “”Monitor ERP” un “Telema eFlow” integrācija ļāva mums efektīvi automatizēt rēķinu apstrādi. Manuālā darba samazinājums bija tūlītējs un izmērāms, un tas ir uzlabojis gan efektivitāti, gan darbinieku apmierinātību, noņemot ievērojamu daļu repetitīva administratīvā darba no ikdienas procesiem.”

Balstoties uz šiem rezultātiem, “Plaat Detail” plāno jaunā gada sākumā ieviest “Telema MatchFlow“. Šis nākamais solis ļaus automātiski saskaņot ienākošos rēķinus ar pirkuma pasūtījumiem, vēl vairāk vienkāršojot procesu un samazinot nepieciešamību pēc cilvēka iejaukšanās.

Monitor ERP + Telema eFlow

“Plaat Detail” pieredze demonstrē labi integrētas ERP ekosistēmas vērtību. “Monitor ERP” nodrošina spēcīgu pamatplatformu ražošanai un biznesa vadībai, savukārt “Telema eFlow” to papildina ar rēķinu automatizāciju un lokālo e-rēķinu iespējām.

Kopā šie divi risinājumi ļāva “Plaat Detail” samazināt manuālo darbu, uzlabot datu konsekvenci un izveidot mērogojamu finanšu darba plūsmu. Ar plānoto “Telema MatchFlow” ieviešanu “Plaat Detail” turpina būvēt uz šī kopīgā pamata, paplašinot automatizāciju, vienlaikus saglabājot “Monitor ERP” savas darbības centrā.

Uzziniet, kā rēķinu automatizācija ar eFlow var palīdzēt jūsu finanšu komandai ietaupīt simtiem darba stundu.