E-rēķinu ilgtspēja: labāk videi, labāk uzņēmējdarbībai

E-rēķini savieno vides mērķus ar ikdienas finanšu procesiem, palīdzot samazināt papīra patēriņu, mazināt emisijas un atbalstīt automatizāciju visā rēķinu aprites ciklā.

Saskaņā ar 2024. gada Billentis ziņojumu ES veido vienu trešdaļu no 90 miljardiem rēķinu, kas katru gadu tiek izrakstīti visā pasaulē. Aprēķini liecina par 111 miljardiem eiro PVN ieņēmumos un 41 miljardu eiro uzņēmumu ietaupījumos nākamajā desmitgadē, kā arī par 1 miljona tonnu CO2 samazinājumu gadā, izmantojot e-rēķinus.

Lai sasniegtu šos rādītājus, nepietiek ar digitalizētiem papīra formātiem.

PDF faili saglabā manuālo darbu

Lai gan PDF formāts novērš papīra izmantošanu, administratīvais process nemainās. Manuālā darba plūsma saglabājas, jo darbiniekiem jāatver faili, jālasa dati un jāievada informācija ERP sistēmā. Šie dokumenti bieži tiek izdrukāti fiziskiem parakstiem vai dublēti iekšējās mapēs. Tas nozīmē, ka PDF ir papīra procesa digitāls attēls, nevis uz datiem balstīts risinājums.

Strukturēts e-rēķins šo procesu maina. Tas tiek izrakstīts un saņemts mašīnlasāmā formātā (piemēram, XML), ļaujot sistēmām automātiski validēt un iegrāmatot datus.

Ietekme uz uzņēmējdarbību

Uzņēmumi, kas izmanto e-rēķinus, ziņo par šādiem ieguvumiem:

• Biznesa procesu automatizācija
• Ātrāka rēķinu piegāde un apstrāde
• Samazināts darbinieku laiks administratīvajiem uzdevumiem
• Zemākas izmaksas un mazāk kļūdu

Pētījumi arī norāda uz izmaksu samazinājumu līdz pat 90% salīdzinājumā ar papīra rēķinu apstrādi.

Ietekme uz vidi

Viena papīra rēķina radītais vides slogs bieži tiek novērtēts par zemu, jo tas ietver sarežģītu dzīves ciklu. Balstoties uz 2024. gada Billentis datiem, var precīzi noteikt, kur rodas resursu zudumi:

1. Materiālu un ražošanas zudumi

Vidēji viens rēķins sastāv no 2,5 papīra lapām, kuru ražošana ir energoietilpīga. Process ietver tinti un toneri, kas satur naftas produktus, nesadalāmas plastmasas un gaistošus organiskos savienojumus. Mazāk nekā 30% šo kasetņu tiek nodotas pārstrādei; pārējās nonāk atkritumu poligonos. E-rēķini novērš nepieciešamību pēc šiem materiāliem un enerģijas to ražošanai.

2. Augstas emisijas

Papīra rēķini rada vidēji par 60–65% vairāk CO2 nekā e-rēķini, kā arī veicina mežu izciršanu papīra pieprasījuma dēļ.
Papīra rēķina oglekļa pēda lielā mērā ir atkarīga no transportēšanas. Fiziska pasta pārvadāšana ar aviotransportu vai kravas automašīnām rada būtiski vairāk CO2 nekā digitāla nosūtīšana. E-rēķini pilnībā novērš “pēdējās jūdzes” piegādes emisijas.

3. Energoietilpīga administrēšana un uzglabāšana

Papīra apstrāde prasa enerģiju biroja iekārtām, piemēram, šķirotājiem un arhivēšanas sistēmām. Tāpat nepieciešama fiziska telpa. E-rēķini novērš fiziskas arhivēšanas vajadzību, samazinot enerģijas patēriņu un zemes izmantošanu klimata kontrolētām noliktavām.

Kas kavē uzņēmumus

Daudzi uzņēmumi joprojām šaubās, visbiežāk par partneru gatavību vai ieviešanas sarežģītību. Šīs bažas parasti iedalās vairākās kategorijās:

• Piegādātāji nesūta e-rēķinus
• Klienti nav sagatavoti to saņemšanai
• Iekšējām komandām trūkst tehnisko zināšanu pārmaiņu vadībai

Pretestība galvenokārt izriet no ieviešanas riska uztveres, nevis funkcionāliem trūkumiem. Spēcīgs programmatūras atbalsts, praktiskas apmācības un skaidrs ieviešanas plāns ar definētiem posmiem atvieglo pāreju.

Ar Telema jūs varat paļauties uz risinājumu, kas izstrādāts darbam reālā biznesa vidē. Mēs savienojam jūs ar partneriem vienotā tīklā, integrējamies ar jūsu esošajām sistēmām un nodrošinām pilnvērtīgu ieviešanas atbalstu.

Rīcība samazina pašreizējās darbības izmaksas

Pārejas atlikšana rada dubultas izmaksas: augstas manuālās apstrādes izmaksas šodien un steidzamas ieviešanas izdevumus nākotnē.

Visā ES gaidāmie B2B noteikumi un 2030. gada digitālā PVN sistēma nosaka pārejas grafiku.

Agrīna ieviešana ļauj pakāpenisku integrāciju, nodrošinot vienmērīgu darbinieku apmācību un partneru piesaisti.