Kad klients lūdz nosūtīt e-rēķinu, jūsu pirmais jautājums varētu būt: “Uz kuru e-pasta adresi?” Taču vispirms jānoskaidro, kādu e-rēķinu saņemšanas kanālu klients izmanto.
E-rēķins nav PDF fails vai rēķina attēls. Tas ir strukturēts, mašīnlasāms dokuments, ko grāmatvedības vai rēķinu apstrādes sistēma var apstrādāt automātiski. Latvijā e-rēķinu var nosūtīt, izmantojot e-adresi, e-rēķinu operatoru, sistēmu integrāciju, e-pastu vai citu pušu saskaņotu elektroniskās piegādes kanālu.
Kad klients saka: “Lūdzu, nosūtiet mums e-rēķinu,” viņš lūdz izmantot strukturētu rēķina formātu un saskaņotu piegādes kanālu.
Kas ir e-rēķins, un kas tas nav?
Atšķirību visvieglāk izskaidrot šādi.
- PDF rēķins ir cilvēkam lasāms dokuments, ko parasti nosūta pa e-pastu.
- E-rēķins ir mašīnapstrādājams rēķins, kas tiek pārsūtīts starp programmatūras sistēmām. Tam var būt pievienots arī PDF fails, taču pats PDF fails nepadara rēķinu par e-rēķinu.
Saņemot tikai PDF rēķinu, pircējam dati parasti jāievada, jāpārkopē vai jāatpazīst ar datu atpazīšanas programmatūru. Strukturēta e-rēķina gadījumā dati, piemēram, informācija par pārdevēju un pircēju, rēķina numurs, datums, summas, nodokļi un rēķina rindas, var tikt automātiski importēti saņēmēja sistēmā.
Latvijas Grāmatvedības likums strukturētu elektronisko rēķinu definē kā rēķinu, kas ir sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, ļaujot to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kas atbilst piemērojamajam Eiropas Savienības e-rēķinu standartam un tehniskajai specifikācijai.
Kādēļ e-rēķinu parasti nosūta pa specializētu kanālu?
Lai gan strukturētu XML e-rēķinu var nosūtīt arī pa e-pastu, ja puses par to ir vienojušās, specializēti piegādes kanāli nodrošina plašākas automatizācijas un kontroles iespējas.
E-adrese, e-rēķinu operators vai sistēmu integrācija var palīdzēt:
- automātiski novirzīt rēķinu uz pareizā uzņēmuma pareizo sistēmu;
- pārbaudīt rēķina formātu un pārliecināties, ka tajā ir visa obligātā informācija;
- izsekot, vai rēķins ir sasniedzis saņēmēju;
- nepieciešamības gadījumā konvertēt dažādus e-rēķinu formātus;
- samazināt kļūdu un rēķinu krāpniecības risku.
Izmantojot e-pastu, uzņēmumiem pašiem jāvienojas par saņemšanas adresi, datnes formātu, drošību un turpmāko apstrādi. Tāpēc regulārai vai liela apjoma e-rēķinu apritei parasti piemērotāks ir automatizēts piegādes kanāls.
Kā nosūtīt e-rēķinu?
Kad klients lūdz nosūtīt e-rēķinu, vispirms pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedības vai uzņēmuma vadības programmatūra atbalsta strukturētu e-rēķinu sagatavošanu un nosūtīšanu.
Daudzās Latvijā izmantotajās grāmatvedības un uzņēmumu vadības sistēmās šāda funkcionalitāte jau ir pieejama vai to iespējams pieslēgt. Ja izmantojat ārpakalpojuma grāmatvedību, sazinieties ar savu grāmatvedi vai pakalpojuma sniedzēju un noskaidrojiet, kā e-rēķini tiek nosūtīti no jūsu izmantotās sistēmas.
Process parasti notiek šādi:
- Pārdošanas rēķins tiek izveidots uzņēmuma programmatūrā kā parasti.
- Rēķins tiek sagatavots strukturētā elektroniskā formātā, kas atbilst standartam LVS EN 16931-1:2017 un saistītajai tehniskajai specifikācijai.
- Lietotājs izvēlas e-rēķina nosūtīšanas funkciju.
- Programmatūra, e-rēķinu pakalpojumu sniedzējs vai e-adreses risinājums nogādā rēķinu saņēmējam.
- Rēķina dati nonāk saņēmēja grāmatvedības vai rēķinu apstrādes sistēmā, kur tos iespējams apstrādāt automātiski.
Latvijā e-rēķinus var nosūtīt vairākos veidos: izmantojot grāmatvedības programmas integrāciju, e-rēķinu operatoru, programmsaskarni jeb API vai portālā Latvija.gov.lv pieejamo e-rēķinu funkcionalitāti. Uzņēmumiem ar nelielu rēķinu skaitu piemērots var būt portālā Latvija.gov.lv pieejamais risinājums, savukārt lielākiem rēķinu apjomiem parasti izmanto programmatūras integrāciju vai e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju.
Nosūtot e-rēķinu budžeta iestādei, jāizmanto iestādes noteiktais saņemšanas kanāls. Daudzos gadījumos tas ir e-adreses risinājums vai tieša sistēmu integrācija. Līgumā vai citā sadarbības informācijā iestādei būtu jānorāda e-rēķina saņemšanas veids un nepieciešamie adresācijas dati.
Atsevišķus rēķinus var sagatavot un nosūtīt portālā Latvija.gov.lv, ja uzņēmumam ir aktīvs e-adreses konts.
Kā pārbaudīt, vai klients pieņem e-rēķinus?
Latvijā nav Igaunijas Komercreģistram līdzvērtīga publiska reģistra, kurā visiem uzņēmumiem būtu norādīts e-rēķinu operators vai saņemšanas kanāls.
Tāpēc saņemšanas veids jānoskaidro:
- līgumā vai klienta rēķinu iesniegšanas norādījumos;
- sazinoties ar klienta grāmatvedību;
- savā grāmatvedības programmā vai pie e-rēķinu operatora;
- izmantojot klienta e-adresi, ja šis kanāls ir paredzēts e-rēķinu saņemšanai.
Ja rēķins tiek izrakstīts budžeta iestādei, saņemšanas kanālu parasti norāda līgumā vai pati iestāde. Privātā sektora darījumos uzņēmumiem līdz 2027. gada beigām vēl var būt atšķirīgi rēķinu saņemšanas procesi, tāpēc pirms pirmā e-rēķina nosūtīšanas ir lietderīgi tos saskaņot ar klientu.
Latvijā strukturēto e-rēķinu obligāta ieviešana notiek pakāpeniski, tāpēc plašāku informāciju par prasībām, termiņiem un piemērošanu lasiet mūsu bloga rakstā.
Ko darīt, ja nevarat nosūtīt e-rēķinu?
Ja klients lūdz nosūtīt e-rēķinu, PDF faila pārdēvēšana vai XML faila pievienošana e-pasta ziņojumam nenodrošina pilnvērtīgu strukturēta e-rēķina apriti.
Sazinieties ar:
- savu grāmatvedi vai grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju;
- grāmatvedības vai uzņēmuma vadības programmatūras atbalsta komandu;
- e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju;
- klienta grāmatvedību, lai noskaidrotu pieņemto saņemšanas kanālu.
Uzdodiet konkrētu jautājumu: “Kā no mūsu grāmatvedības programmas var nosūtīt strukturētu e-rēķinu Latvijas uzņēmumam vai budžeta iestādei?”
Ja nepieciešamā funkcija jau ir iekļauta programmatūrā, tā var būt tikai jāaktivizē vai jākonfigurē. Ja mēnesī nosūtāt nelielu skaitu rēķinu, varat izmantot portālā Latvija.gov.lv pieejamo e-rēķinu sagatavošanas un nosūtīšanas funkciju. Lielākiem rēķinu apjomiem piemērotāka ir automatizēta integrācija ar grāmatvedības sistēmu vai e-rēķinu operatoru.
E-rēķini sniedz priekšrocības arī pārdevējiem
E-rēķini ir izdevīgi ne tikai pircējam, bet arī pārdevējam, jo tie:
- ātrāk nonāk pircēja rēķinu apstrādes procesā;
- nepazūd darbinieka iesūtnē vai surogātpasta mapē;
- satur mazāk datu ievades kļūdu;
- ir vieglāk izsekojami;
- samazina rēķina noraidīšanas iespējamību;
- veicina ātrāku rēķina apstiprināšanu un apmaksu.
Kad klients pieprasa e-rēķinu, noskaidrojiet piegādes kanālu
E-rēķins ir strukturēts, mašīnlasāms rēķins, kura statuss ir atkarīgs no tā formāta un automātiskas apstrādes iespējas, nevis nosūtīšanas kanāla.
Kad klients lūdz nosūtīt e-rēķinu:
- pārbaudiet e-rēķinu funkcionalitāti savā uzņēmuma programmatūrā;
- nosūtot rēķinu, izvēlieties iespēju “Nosūtīt kā e-rēķinu”;
- nepieciešamības gadījumā lūdziet palīdzību programmatūras nodrošinātājam, grāmatvedim vai e-rēķinu operatoram;
- nesūtiet PDF rēķinu uz citu e-pasta adresi.
E-rēķini starp uzņēmumiem tiek pārsūtīti ar programmatūras sistēmu un e-rēķinu operatoru starpniecību. Tas padara rēķinu apstrādi ātrāku, precīzāku un drošāku.
Vai jums nepieciešama palīdzība ar e-rēķiniem?
Telema palīdz uzņēmumiem droši nosūtīt un saņemt e-rēķinus, kā arī savienot e-rēķinu apriti ar uzņēmuma programmatūru un ienākošo rēķinu apstrādes procesiem.
Uzziniet vairāk par Telema e-rēķinu risinājumu: