Aldar atslēga veiksmīgam EDI: piegādātāju iesaistīšana

Aldar Eesti mēnesī nosūta vairāk nekā 10 000 pasūtījumu un saņem tikpat daudz rēķinu. Vēloties automatizēt procesus, viņi sāka izmantot EDI (elektronisko dokumentu apmaiņu) un atklāja, cik liela nozīme ir piegādātāju iesaistīšanai. Nepilna gada laikā Aldar veiksmīgi izveidoja EDI savienojumus ar vairāk nekā 90% savu piegādātāju.

EDI ietaupa laiku

Automātiska pasūtījumu un rēķinu apmaiņa, izmantojot EDI starp pircēju un piegādātāju, nodrošina ievērojamu laika ietaupījumu. Pateicoties EDI, vidēja lieluma uzņēmums uz vienu ienākošo dokumentu (rēķinu) ietaupa vismaz 15 minūtes. Iedomājieties, kāds ir laika ieguvumus, ja mēnesī tiek saņemti 10 000 rēķinu. Tieši tādēļ viens no lielākajiem Igaunijas mazumtirdzniecības tīkliem Aldar nolēma aktīvi piesaistīt savus piegādātājus.

Jo Jums ir vairāk EDI partneru, jo lielāku vērtību Jūs iegūstat

EDI vērtība pieaug, arvien jauniem partneriem pievienojoties elektroniskajai dokumentu apmaiņai. Jo lielāks ir tirdzniecības partneru skaits, kas apmainās ar informāciju, izmantojot EDI, jo izdevīgāks ir EDI pakalpojums. Tas nozīmē, ka tiek ietaupītas vairāk darba stundu. Visi uzņēmumi vēlas būt droši, ka no ieguldījumiem gūs maksimālu labumu. Labākais veids, kā to izdarīt, ir nodrošināt, ka visi Jūsu partneri (piegādātāji un klienti) izmanto EDI. Lai to paveiktu, nepieciešams informēt partnerus par pāreju uz EDI un pastāvīgi sadarboties ar viņiem, lai ieviestu EDI. Katrs dokuments un tādējādi katrs jauns piegādātājs veicina izmaksu ietaupījumu un EDI ieguldījumu atdevi.

Izvairieties no paralēliem procesiem

Uzņēmumi, kas elektronisko datu apriti neuzsāk ar visiem piegādātājiem, vienu un to pašu darbību veikšanai izmanto paralēlus procesus. Piemēram, apmainās ar dokumentiem, izmantojot e-pastus, apstrādā izdrukātus dokumentus, saņem zvanus, izmanto EDI utt. Šo kanālu un procesu daudzskaitlīgums neļauj komandai ietaupīt laiku un novērst kļūdu iespējamību. Īpaši tas attiecas uz ienākošajiem dokumentiem. Ja Jūsu partneri sūta PDF rēķinus vai pasūtījumus, Jūsu darbiniekiem joprojām ir manuāli jāievada dati Jūsu sistēmā.

Piegādātāju savienošana ir galvenā atslēga

Kad Aldar saprata EDI vērtību, viņi darīja visu, lai mudinātu savus piegādātājus sākt informācijas apmaiņu, izmantojot EDI. 6 mēnešu laikā pēc EDI ieviešanas, Aldar izveidoja savienojumus ar 20% no saviem piegādātājiem, no kuriem saņēma vairāk nekā 41% rēķinu. Noslēdzoties EDIfikācijas pirmajam gadam, Aldar bija EDI savienojumi ar vairāk nekā 90% piegādātāju, tādējādi ietaupot vairāk nekā 300 000 eiro gadā.

EDI rada vērtību arī piegādātājiem

Tajā pašā laikā, pateicoties elektroniskajiem pasūtījumiem, arī Aldar piegādātāji ietaupa simtiem tūkstošus eiro. Vairs nav nepieciešama laikietilpīga manuāla pasūtījumu ievade noliktavu pārvaldības sistēmās. Pasūtījumu dati vienkārši parādās piegādātāju noliktavas pārvaldības programmatūrā, tos uzreiz var komplektēt, iepakot un piegādāt. Pateicoties EDI, kļūdas, kas radušās datu atkārtotas ievadīšanas rezultātā, ir vēsture – dati ir tieši tādi, kādi tie sākotnēji tika izveidoti.

Laika ietaupījums, konfidencialitāte, drošība

“EDI ir paātrinājis produktu iegādes un datu ievades procesu mūsu uzņēmumā, tādējādi nodrošinot vēl ātrāku preču pārdošanu veikalos,” sacīja Tūli Pirk-Keskulle, Aldar produktu menedžere. Viņa skaidro, ka galvenais EDI ieguvums ir laika ietaupījums, tādā veidā paliek vairāk laika arī procesu uzlabošanai. “Pa e-pastu nosūtītie rēķini un pasūtījumi var pazust vai aiziet nepareizi, EDI garantē drošību un konfidencialitāti,” viņa secina.

Jau piegādes līgumā vienojaties par EDI izmantošanu

Bizness attīstās un mainās, arī piegādātāji mainās. Tirgū ienāk jauni produkti, kurus ražo nesen radīti uzņēmumi. Aldar nepārtraukti rūpējas, lai ar visiem jaunajiem piegādātājiem tiktu izmantots EDI. Faktiski tas ir atrunāts piegādes līgumā. Lai visi piegādātāji izmantotu EDI, tam ir nepieciešams regulāri veltīt uzmanību. Piegādes sarunu posmā viņi jāiepazīstina ar prasībām un iespējām. Saņemot preci, jāpieprasa rēķinus nosūtīšana, izmantojot EDI. Galu galā, jo drīzāk ar partneri tiks izveidots EDI savienojums, jo ātrāki būs ieguvumi.

Komunikācija, komunikācija, komunikācija

Veiksmīga pārejas procesa nodrošināšanas noslēpums ir efektīva un atkārtota saziņa, izmantojot vairākus kanālus – e-pastu, tālruņa zvanus un sanāksmes. Partnerus iesaistīšana ir nepārtraukts process, kurā tiek izmantota jautāšana, pievilināšana, pārliecināšana, pierunāšana, piespiešana un draudēšana (bez jokiem 🙂 ). Jo ātrāk uzsāksiet sarunas ar saviem partneriem par EDI prasībām, jo labāk. Jo vairāk atkārtosiet un konsekventāki būsiet savās prasībās, jo labāk. Jo konkrētāki un uzstājīgāki būsiet savā retorikā, jo labāk. Ja ziņojums nedarbojas, mainiet to. Ja Jūsu partneris nereaģēja uz Jūsu vēstuli, nosūtiet to atkārtoti. Vai vēl labāk – piezvaniet vai satiecieties. Ja Jūsu partnerim ir jautājumi, paskaidrojiet.

Telema atbalsta iespējas

Telema var Jums palīdzēt partneru piesaistes procesā, nodrošinot nepieciešamos norādījumus, pamācības, paraugus un citus materiālus. Ja vēlaties uzzināt vairāk par savu partneru iesaistīšanu EDI, spiediet šeit un sazinieties ar mums.

Aldar Eesti OÜ ir ķēde ar vairāk nekā 30 pārtikas un alkohola veikaliem Igaunijā, Latvijā un Polijā. Uzņēmumā ietilpst vairumtirdzniecības vienība Aldar Cash & Carry un restorāns ar savu alus darītavu. Ar gandrīz 100 miljonu eiro apgrozījumu gadā viņi apstrādā vairāk nekā 10 000 rēķinu mēnesī. Apmēram tikpat daudz pasūtījumu tiek arī izsūtīti.