2DOC vs. 4DOC: pārtrauciet risināt rēķinu strīdus un saņemiet maksājumus laikā

Jūs nosūtījāt preces un izrakstījāt rēķinu, taču tagad maksājums ir aizturēts, jo pircējs apgalvo, ka saņemtās preces neatbilst rēķinā norādītajam.

Tāpēc jūs izrakstāt kredītrēķinu, gaidāt apstiprinājumu un pēc tam izrakstāt rēķinu no jauna. Tikmēr naudas plūsma tiek kavēta, bet grāmatvedības komanda tērē laiku problēmas risināšanai, kas radās jau brīdī, kad tika nosūtīts rēķins — pirms vēl kāds bija apstiprinājis, kas faktiski tika saņemts.

Šī nav reta situācija. Piegādātājiem, kas apgādā mazumtirdzniecības uzņēmumus, rēķinu strīdi 2DOC procesā ir ierasta uzņēmējdarbības izmaksu daļa. Jautājums ir — vai tam tiešām tā jābūt?

Mazumtirdzniecības piegādes ķēdēs pat nelielas neatbilstības, piemēram, trūkstošas preces, bojātas kastes vai atšķirības starp piegādāto un rēķinā norādīto daudzumu, var aizkavēt preču pieņemšanu un maksājumus, kā arī radīt papildu darbu gan pircējiem, gan piegādātājiem.

Kas ir 2DOC piegādes process?

2DOC nosaukums ir cēlies no diviem elektroniskajiem dokumentiem, ar kuriem apmainās pircējs un piegādātājs: pasūtījuma un rēķina. Pircējs nosūta pasūtījumu, savukārt piegādātājs piegādā preces un izraksta rēķinu. Ar to arī viss beidzas — un tieši tā ir iepriekš aprakstītā problēma.

Ja procesā tiek izmantoti tikai šie divi dokumenti, piegādātājs pirms rēķina izrakstīšanas nezina, kas faktiski ir saņemts. Šādas neatbilstības rodas biežāk, nekā varētu šķist.

2DOC radītie sarežģījumi

“2DOC darbojas labi, ja viss norit precīzi pēc plāna, taču praksē tā notiek reti,” skaidro Sven Uustalu, Telema EDI biznesa virziena vadītājs. “Galvenais trūkums ir laiks, kad tiek izrakstīts rēķins, jo tas tiek sagatavots vēl pirms pircējs ir apstiprinājis, kas faktiski ir saņemts.”

Jebkura neatbilstība starp pasūtījumu, nosūtīto preci un faktisko piegādi rada atšķirības, kuras vēlāk jārisina manuāli. Tas var izraisīt vairākas regulāri atkārtojošās problēmas:

• Lēnāka preču pieņemšana: noliktavas un grāmatvedības komandām ir jāizmeklē neatbilstības, pirms preces var apstrādāt tālāk.
• Cenu informācijas pieejamība: rēķinu dati nonāk pie loģistikas komandām, kurām nav nepieciešams redzēt komerciālo cenu informāciju.
• Kredītrēķinu izrakstīšana: pēc piegādes piegādātājiem nākas izrakstīt kredītrēķinus vai labotus rēķinus.
• Maksājumu kavēšanās: pircēji aiztur maksājumus, kamēr nav atrisināti strīdi par rēķiniem.
• Lielāks administratīvais slogs: abas puses tērē laiku papildu dokumentu apmaiņai un uzskaites datu labošanai.

Kas ir 4DOC piegādes process?

4DOC modelis palīdz novērst rēķinu strīdus, starp pirkuma pasūtījumu un galīgo rēķinu ieviešot divus ātrus pārbaudes posmus: nosūtīšanas paziņojumu un saņemšanas paziņojumu.

Tādējādi process balstās uz četriem dokumentiem divu vietā:

1. Pasūtījums — tāpat kā iepriekš, to nosūta pircējs.
2. Nosūtīšanas paziņojums (DESADV) — piegādātājs to nosūta brīdī, kad preces atstāj noliktavu. Tas apstiprina, kas faktiski ir nosūtīts, un parasti ietver informāciju par daudzumu, iepakojumu un piegādi. Tajā nav obligāti jāiekļauj cenu informācija, tāpēc loģistikas komandas var šo dokumentu apstrādāt, neredzot komerciāli sensitīvus cenu datus.
3. Saņemšanas paziņojums (RECADV) — pircējs to nosūta pēc piegādes saņemšanas un pārbaudes, apstiprinot faktiski saņemto preču daudzumu.
4. Rēķins — ideālā gadījumā piegādātājs to automātiski ģenerē un nosūta, pamatojoties uz saņemšanas paziņojumu, tādējādi rēķinā precīzi atspoguļojot to, ko pircējs ir apstiprinājis kā saņemtu.

Apstiprinot piegādātās preces pirms rēķina nosūtīšanas, abas puses strādā ar saskaņotiem datiem. Tas palīdz novērst maksājumu aizturēšanu un nepieciešamību izrakstīt kredītrēķinus.

Vēlaties redzēt procesu vizuāli? Noskatieties mūsu īso, 2 minūšu video skaidrojumu par 2DOC un 4DOC, lai redzētu, kā dokumentu plūsma darbojas praksē.

4DOC piemērs

Apskatīsim, kā tas darbojas standarta piegādes situācijā.

Mazumtirgotājs pasūta 8 kastes piena, bet jūsu noliktavā ir tikai 7. Jūs nosūtāt 7 pieejamās kastes un sagatavojat nosūtīšanas paziņojumu par 7 kastēm, neiekļaujot cenu informāciju.

Transportēšanas laikā 2 kastes tiek sabojātas. Pircējs pārbauda piegādi, pieņem 5 nebojātās kastes un nosūta saņemšanas paziņojumu, apstiprinot 5 kastes. Pēc tam jūs izrakstāt rēķinu tieši par 5 kastēm.

Tā kā galīgais rēķins atbilst tam, kas faktiski tika pieņemts piegādes vietā, jums nav jāizraksta kredītrēķini par bojātajām precēm, maksājums netiek aizturēts un jūs saņemat samaksu laikā.

4DOC priekšrocības

4DOC galvenā priekšrocība ir pareizais procesa laiks — neatbilstības tiek atrisinātas vēl pirms rēķina sagatavošanas. Šāda pieeja piegādātājiem sniedz četras būtiskas priekšrocības:

• Preces ātrāk nonāk veikalu plauktos: noliktavas darbinieki var apstrādāt piegādes, pamatojoties uz nosūtīšanas paziņojumu, negaidot, kamēr grāmatvedība saskaņos daudzumus.
• Cenas paliek konfidenciālas: loģistikas komandas var apstrādāt nosūtīšanas informāciju, neredzot rēķinos norādītās cenas.
• Mazāk kredītrēķinu: rēķins tiek sagatavots, pamatojoties uz to, ko pircējs faktiski ir saņēmis.
• Rēķini tiek apmaksāti laikā: rēķini, kas atbilst apstiprinātajam saņemto preču daudzumam, netiek aizturēti strīdu risināšanas dēļ.

Tādi lielie mazumtirgotāji kā Rimi un Prisma jau ir ieviesuši 4DOC.

Merje Aavasalu, Prisma finanšu direktore, Telema norādīja, ka viņi “uzskata šo sistēmu par abpusēju ieguvumu visiem”, skaidrojot: “Runa nav tikai par mūsu darbības efektivitātes uzlabošanu. Mēs vēlamies arī atvieglot darbu mūsu piegādātājiem, un tas savukārt palīdz mums nodrošināt labāku servisu mūsu kopīgajiem gala klientiem.”

Ātras aprites patēriņa preču jeb FMCG nozares piegādātājiem šāds efektivitātes pieaugums var radīt būtisku atšķirību.

Gatavi novērst maksājumu aizturēšanu?
Rezervējiet 15 minūšu 4DOC demonstrāciju →