ELVI par 50% paplašina EDI tīklu, izmantojot strukturētu partneru pievienošanas procesu

E-pastam joprojām ir sava vieta biznesā, taču tas nav piemērots liela apjoma pasūtījumu un rēķinu apmaiņai. Lai gan kādu laiku šāda pieeja var darboties, tā ātri kļūst lēna, kļūdaina un grūti automatizējama. Tāda pati situācija bija arī mazumtirdzniecības tīklam ELVI: daļa darījumu ar piegādātājiem joprojām notika ar e-pasta starpniecību, radot komandai apjomīgu papildu manuālo darbu.

Lai to risinātu, ELVI sadarbībā ar “Telema” uzsāka trīs mēnešu projektu ar mērķi piesaistīt vairāk piegādātāju EDI (elektroniskās datu apmaiņas) sistēmai. Mērķis bija palielināt esošo 40 EDI partneru skaitu, samazināt manuālo uzdevumu apjomu un veidot raitāku, automatizētāku sadarbību ar piegādātājiem. Kampaņa norisinājās no 2025. gada oktobra līdz decembrim.

Strukturēta pieeja piegādātāju pievienošanai

Lai mazinātu ELVI administratīvo slogu, “Telema” pārņēma visu pievienošanas procesu – veica partneru analīzi, sazinājās ar piegādātājiem un vadīja visu komunikāciju visā projekta gaitā.

Kampaņa koncentrējās uz divām grupām:

• piegādātājiem, kuri jau izmanto “Telema” pakalpojumus, un
• aptuveni 100 papildu piegādātājiem, kuri vēl neizmantoja EDI.

Tika saskaņots konkrēts pārejas datums, pēc kura ELVI pieņemtu dokumentus tikai caur EDI. Tas sniedza piegādātājiem skaidru laika rāmi un palīdzēja paātrināt pievienošanās procesu.

Pievienošanās gaita atšķīrās atkarībā no piegādātāja veida:

• Piegādātājiem, kuri jau bija “Telema” tīklā un pārzināja sistēmu, bija nepieciešama tikai savienojuma aktivizēšana.
• Jauniem EDI lietotājiem bija nepieciešams lielāks atbalsts. Viņu piesaistei “Telema” īstenoja strukturētu procesu, apvienojot e-pastus, tālruņa zvanus un regulāru saziņu, lai novērstu tehniskus un administratīvus šķēršļus.

Rezultāti pēc trim mēnešiem

Programmas noslēgumā ELVI paplašināja savu “Telema” tīklā esošo piegādātāju loku par 50% – no 40 līdz vairāk nekā 60 partneriem. Jauni EDI savienojumi tika izveidoti gan ar esošajiem “Telema” lietotājiem, gan ar piegādātājiem, kuri iepriekš nebija veikuši dokumentu apmaiņu elektroniski.

Turklāt divi uzņēmumi, kas iepriekš izmantoja tikai tīmekļa EDI risinājumu, pārgāja uz integrēto EDI, savienojot dokumentu apmaiņu tieši ar savām ERP (uzņēmuma resursu plānošanas) sistēmām. Tas nodrošināja šādas priekšrocības:

• novērsta manuāla datu ievade;
• samazināts kļūdu risks;
• darbinieki atbrīvoti no rutīnas darbiem, ļaujot koncentrēties uz svarīgākiem uzdevumiem.

Lai gan kampaņas laikā tas tiešā veidā nepalielināja ELVI EDI datu plūsmas apjomu, tika ielikts pamats plašākai ilgtermiņa automatizācijai un elastīgākai, mērogojamai piegādes ķēdei.

Kopumā tikai trīs mēnešu laikā ELVI ievērojami palielināja EDI pārklājumu savā piegādātāju tīklā. Projekts apliecina, ka:

1. skaidrs pārejas termiņš,
2. diferencēta pieeja piegādātājiem atkarībā no to gatavības līmeņa,
3. konsekventa uzraudzība šķēršļu novēršanai spēj mērķtiecīgi un izmērāmi veicināt EDI ieviešanu.

Vai vēlaties paplašināt savu EDI tīklu?

Ja jūsu organizācija joprojām sūta pasūtījumus vai rēķinus pa e-pastu, piegādātāju pievienošana EDI sistēmai var ātri palielināt automatizāciju un samazināt manuālo darbu.

“Telema” pievienošanas koordinators var novērtēt jūsu partneru tīklu un noteikt, kur iespējams panākt vislielāko efektu bez papildu izmaksām.

Saziņai par partneru pievienošanu:
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com