Ko darīt pēc EDI ieviešanas projekta beigām

Efektīva ieviešana izveido jaunu darba kārtību, savukārt konsekventa pēcieviešanas pārvaldība palīdz to uzturēt. Bez strukturēta turpmāko darbību procesa piegādātāji bieži turpina sūtīt rēķinus pa e-pastu un apstrādāt pasūtījumus ārpus EDI. Iekšējās komandas bieži atgriežas pie iepriekšējiem ieradumiem, radot paralēlus procesus, kas samazina ieviešanas projekta finansiālo atdevi.

Lai uzturētu kārtību, uzņēmumiem ir nepieciešamas skaidras pēcieviešanas darbības.

1. Saskaņojiet iekšējos procesus un nosakiet atbildīgās personas

Disciplīnas uzturēšanai EDI ieviešanā ir nepieciešama pilnīga iekšējā saskaņotība. Ja iepirkumu vai finanšu komandas turpina izmantot blakuskanālus, ārējie partneri ātri pamana, ka EDI nav faktiskais standarts.

Ilgtermiņa panākumi ir atkarīgi no skaidras atbildības sadales. Iekšējai komandai ir jāzina:
precīzas dokumentu prasības, kas jāizpilda, izmantojot EDI;
procedūras manuālu dokumentu, piemēram, PDF vai Word failu, apstrādei;
un ar ko sazināties izņēmumu gadījumos.

2. Noraidiet dokumentus, kas pēc pārejas termiņa iesniegti ārpus EDI procesa

Kad pārejas termiņš ir pagājis, dokumentus, kas nosūtīti formātā, kas nav EDI, nevajadzētu pieņemt. Tā vietā nosūtiet standartizētu paziņojumu, kas partnerim atgādina par saskaņoto dokumentu apmaiņas veidu. Šim nolūkam izmantojama veidne ir pieejama šeit: links

3. Iekļaujiet EDI prasības biznesa līgumos

Lai saglabātu ieviešanas rezultātus, padariet EDI par formālu un standarta prasību visos juridiskajos un biznesa līgumos. EDI iekļaušana procesā jau no pirmās dienas ir daudz efektīvāka nekā mēģinājumi vēlāk mainīt jau nostiprinātus ieradumus.

Līgumos var iekļaut šādus punktus:

• Informācijas apmaiņa: Pusēm jāizmanto Telema EDI pakalpojumi visu komerciālo datu un dokumentu apmaiņai.
• Obligātie dokumentu veidi: Standartizētie EDI dokumenti, kas tiek apmainīti starp pircēju un piegādātāju, ietver: ORDER, (ORDRSP, DESADV, RECADV,) INVOICE.

Īpaši būtiski ir noteikt automatizāciju kā pamatnosacījumu sadarbībai ar jauniem partneriem. Iekļaujot EDI sākotnējās līguma sarunās, ieviešana kļūst par standarta piegādātāju pārvaldības daļu.

4. Definējiet izņēmumu procesu

Atsevišķi izņēmumi ir neizbēgami. Jaunam partnerim var būt nepieciešams īss pārejas periods, vai īpaša situācija var prasīt pagaidu manuālu apstrādi.

Nepārvaldīti izņēmumi rada operacionālas problēmas. 

Labs pēcaprūpes process nosaka:

• kurš var apstiprināt pagaidu risinājumu;
• kuri gadījumi kvalificējas kā izņēmums;
• kad pagaidu apstiprinājums beidzas;
• un kā partneri atgriezt pie standarta EDI procesa.

Šādu noteikumu ieviešana palīdz nepieļaut, ka pagaidu izņēmumi kļūst par pastāvīgu praksi.

Galvenais secinājums

Ieviešanas investīciju atdeve ir atkarīga no tā, kas notiek pēc tam.

Dokumentu, kas nav nosūtīti, izmantojot EDI, pieņemšana, iekšējo komandu nesaskaņotība vai saskaņotā procesa neiekļaušana biznesa līgumos palielina risku atgriezties pie sākotnējām neefektivitātēm, kuras ieviešanas projektam bija jānovērš. Pēcaprūpei ir nozīme.

Vai jūs interesē EDI ieviešana?

Strukturēta ieviešanas pieeja palīdz sasniegt augstāku piegādātāju pārklājumu un ilgtermiņa konsekvenci. Telema atbalsta piegādātāju komunikāciju, koordināciju un strukturētu turpmāko darbību veikšanu kā daļu no sava ieviešanas pakalpojuma.

Par ieviešanas atbalstu sazinieties ar:
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com