Uzticama e-rēķinu procesa izveide NTM Baltic

Kad atkārtotas e-rēķinu kļūmes piespieda visu grupu atgriezties pie manuālas apstrādes, NTM Baltic bija nepieciešams ātrs un uzticams risinājums. Ar Telema palīdzību uzņēmums atjaunoja stabilu rēķinu datu apmaiņu, novērsa manuālās korekcijas un ietaupīja aptuveni 33 stundas mēnesī grāmatvedības darbā gan vietējā līmenī, gan mātesuzņēmumā.

Galvenie rezultāti:

• 50% samazinājums manuālajā rēķinu apstrādē
• 33 stundas ietaupītas mēnesī ar funkcionējošu risinājumu
• Uzticama pirkuma pasūtījumu datu nodošana

NTM Baltic

Kā nozīmīgs Somijas grupas Ab Närpes Trä & Metall meitasuzņēmums, NTM Baltic OÜ ražo metāla konstrukcijas kravas automašīnām un dažādiem atkritumu apsaimniekošanas transportlīdzekļiem, ko ražo grupa. Ar 60 darbiniekiem un 10,5 miljonu eiro apgrozījumu 2025. gadā uzņēmums darbojas ar mehāniskai precizitātei raksturīgu loģiku.

Tomēr aiz ikdienas procesu fasādes pastāvēja neliela neatbilstība neredzamajā sistēmā, kas savieno ražošanu ar grāmatvedību. Līdzīgi kā zobrats, kas griežas, bet pilnībā neieķeras, digitālie dokumenti, kas pārvietojās starp sistēmām, regulāri saskārās ar kļūmi, kas izjauca ierasto darba kārtību visā grupā.

Sistēma, kas nepildīja savu uzdevumu

Lai izprastu problēmu NTM Baltic, jāaplūko rēķina apstrādes ceļš. Starptautiskā industriālā grupā rēķins iziet cauri virknei digitālu pārbaudes punktu, kuros tam jāatbilst mātesuzņēmuma programmatūras noteiktajām validācijas prasībām, lai to varētu apstrādāt.

NTM Baltic, kas katru mēnesi izraksta 350 līdz 400 rēķinus, būtiskākā validācijas prasība ir klienta pirkuma pasūtījuma (PO) numurs. Šī nelielā ciparu virkne ir atslēga, kas ļauj Somijas mātesuzņēmuma sistēmai automātiski saskaņot un apstrādāt dokumentu. Tomēr bieži vien sistēmas kļūme notika, un šis svarīgais datu lauks nesasniedza savu galamērķi.

“Problēmas radās regulāri. Nepieciešamā informācija – klienta pirkuma pasūtījuma (PO) numurs – vairs nenonāca klienta vai mūsu mātesuzņēmuma programmatūrā.”
– Ave Matlep, NTM Baltic grāmatvedis

Paradokss bija tajā, ka no iepriekšējā pakalpojumu sniedzēja skatpunkta viss darbojās – viņu vadības panelī bija redzami veiksmīgi nosūtījumi. Taču realitātē automatizācijas ķēde bija pārtrūkusi. Mātesuzņēmumam nācās veikt nogurdinošu manuālu darbu: atvērt, pārbaudīt un rediģēt 400 rēķinus ar rokām. Ja rīks, kam būtu jāietaupa laiks, sāk prasīt vēl vairāk laika, organizācijas morāle cieš. Neskatoties uz ieviestu automātisku risinājumu, NTM Baltic komanda zaudēja aptuveni 66 darba stundas mēnesī.

Foto: Ab Närpes Trä & Metall

Digitālā klusuma mēnesis

Jebkurā profesionālā sadarbībā būtiska ir skaidra komunikācija. Kad iepriekšējā operatora pakalpojums pārstāja darboties, ietekme neaprobežojās tikai ar tehnisko sistēmu.

“Ar operatora klientu atbalstu bija grūti sazināties; varēja tikai rakstīt, un risinājumu meklēšana aizņēma ļoti ilgu laiku,” atceras grāmatvede. Šī vienvirziena saziņa bez tūlītēja apstiprinājuma nozīmēja, ka rēķinu pakalpojums bija neaktīvs vairāk nekā mēnesi.

Ražošanas uzņēmumam mēnesis administratīvas paralīzes ir vesela mūžība. Vajadzība pārgāja no “problēmu novēršanas” uz partnera meklēšanu, kurš vērtē to pašu, ko NTM – uzticamību. NTM Baltic sazinājās ar Telema, atrodot mūs caur mūsu sertificēto partneri Excellent Books (Standard Books).

Savienojuma atjaunošana

Darbības traucējumu laikā NTM nebija nepieciešami gari skaidrojumi vai reklāmas solījumi; bija vajadzīga savlaicīga komunikācija un skaidrs signāls, ka jautājums tiek aktīvi risināts.

“Telema bija pirmais, ar ko sazinājos. Tā kā atbildi saņēmu ļoti ātri, komunikācija bija patīkama un visi nosacījumi šķita piemēroti, es pat neapsvēru citas iespējas.”
– Ave Matlep, NTM Baltic grāmatvedis

Ieviešanas process noritēja ar tādu pašu industriālu efektivitāti, kādu NTM pielieto savu piekabju ražošanā. Telema nozīmēja īpašu projektu vadītāju, kurš bija galvenais kontaktpunkts visā pārejas laikā. Skaidri definēta atbildība nozīmēja ātras atbildes un savlaicīgu problēmu risināšanu.

Risinājums tika ieviests tieši plānotajā laikā – sasniegums, kas komandai, kas bija pieradusi pie digitālām aizkavēm, šķita īpaši nozīmīgs. “Viss process bija organizēts profesionāli, ātri un skaidri… parasti lietas aizņem ilgāku laiku nekā sākotnēji plānots.”

Foto: Ab Närpes Trä & Metall

Automatizācija, kā tai jābūt

Šodien 400 ikmēneša rēķini bez aizķeršanās plūst no Igaunijas uz Somiju, darbojoties saskaņā ar 99,9% pieejamības līgumu. PO numuri tiek nodoti korekti, un Somijas galvenā biroja automatizācijas sistēmas apstrādā dokumentus, kā paredzēts.

Šo pārmaiņu ietekme vislabāk redzama stabilā, bezkļūdu darbībā, kas samazina stresu un atbrīvo laiku, kas iepriekš tika veltīts manuālām pārbaudēm.

“Ieguvums ir redzams grupas līmenī, jo mātesuzņēmumam vairs nav manuāli jāapstrādā mūsu nosūtītie rēķini – tas viņiem nozīmē ievērojamu laika ietaupījumu,” norāda grāmatvede. Arī viņai tas nozīmē atgriešanos pie sava tiešā darba, nevis bojātu datu labošanas. “Tas ir arī laika ietaupījums man, jo pakalpojums darbojas tā, ka to nav nepārtraukti jāuzrauga.”

Ar Telema e-rēķinu risinājuma palīdzību NTM Baltic samazināja rēķinu apstrādes laiku par 50% un būtiski uzlaboja ikmēneša atskaišu datu precizitāti.

Uzticība kā industriāls resurss

Sadarbība ar Telema neieviesa jaunu darba veidu, bet gan novērsa nepieciešamību kompensēt atkārtotas kļūdas. Rēķinu dati tagad sasniedz galamērķi pilnīgā apjomā, un grāmatvedības ikdienā vairs nav jāpārbauda, vai būtiskie lauki nav pazuduši ceļā. Agrākais uzraudzības un labošanas cikls ir aizstāts ar procesu, kas norit bez iejaukšanās.

“Mums tā bija ļoti pozitīva pieredze, un pakalpojums līdz šim ir darbojies ļoti labi. Es noteikti ieteiktu viņus un pati droši uzņemtos jaunus projektus.”
– Ave Matlep, NTM Baltic grāmatvedis

Ražošanas pasaulē labs instruments ir tāds, par kuru nav jādomā. Aizstājot neuzticamu pakalpojumu ar Telema stabilo infrastruktūru, NTM Baltic ir nodrošinājis, ka viņu finanšu procesi tagad ir tikpat izturīgi kā tērauda transportlīdzekļi, kurus viņi palīdz ražot.

Pirms uzsākt savu e-rēķinu ieviešanas ceļu, iesakām izlasīt Telema rakstu “Top 5 e-rēķinu kļūdas: ieteikumi gudrākai digitālajai transformācijai”, lai virzītos uz priekšu ar pārliecību.

Vai vēlaties pāriet uz e-rēķinu procesu, par kuru nav jādomā? Sazinieties ar mums.