Wolt Market: “Mazumtirdzniecību nevar veikt bez EDI”

Kad Wolt Market sāka savu mazumtirdzniecības biznesu, pasūtījumu apjomi tika aprēķināti Excel un nosūtīti piegādātājiem, izmantojot makro. Šis process bija laikietilpīgs un pakļauts cilvēciskām kļūdām.

Kad biznesa apjomi auga, tāpat pieauga arī pasūtījumu un manuālā darba apjoms. Tāpēc tika meklēti risinājumi pasūtījumu procesa automatizācijai. Tika kartētas iekšējās datu plūsmas, un tirgus tika izpētīts. Notika konsultācijas ar biznesa partneriem par viņu pieredzi, izmantojot EDI (Elektronisko datu apmaiņu).

Skaidrs kā diena, ka manuāls darbs nespēj mainīties

Saskaņā ar Madis Varend, Wolt Market noliktavas pārvaldnieka, teikto, bija skaidrs kā diena, ka rutīnas operāciju automatizācija ir nepieciešama, lai paplašinātu biznesu. Meklētajam risinājumumam tika noteikti četri uzdevumi:

• Ietaupīt laiku pasūtījumu procesā
• Ietaupīt laiku un naudu rēķinu apstrādes procesā
• Samazināt vai novērst kļūdas
• Automatizēt procesus

Viens no valdes izvirzītajiem variantiem bija sistēmas izstrāde iekšēji. Tomēr bija jāņem vērā, ka risinājums būs nepieciešams vairāk nekā 20 valstīs, un investīcijas būtu bijušas ievērojamas. Wolt iekšējā izstrāde koncentrējas uz jomām, kas saistītas ar pamatbiznesu un radīt maksimālu vērtību. Tāpēc tika nolemts šo atbalstošo funkciju uzticēt ārpakalpojumam un sākt ar esošo EDI pakalpojumu sniedzēju palīdzību.

Pan-Baltijas risinājums

Wolt Market darbība neaprobežojas tikai ar Igauniju; viņiem ir arī veikali Latvijā un Lietuvā, un 20 citās valstīs. Meklējot EDI risinājumu trijās Baltijas valstīs, parādījās divi iespējamie partneri. Tālāk bija jāuzzina tehniskās spējas risinājuma ieviešanai un vai potenciālajam partnerim ir nepieciešamā kompetence. Wolt ERP programmatūru, kas bija viens no faktoriem, to izstrādāja pats Wolt.

Varends atzīmēja, ka Telema izcēlās ar savu atvērto un konsultatīvo pieeju:

“Kā klienti, mēs varētu teikt, ka vēlamies konkrētu risinājumu. Bet spēja konstruktīvi apspriest dažādas iespējas ar pakalpojumu sniedzēju palīdz izgaismot klienta īstās vajadzības. Godīga un atklāta komunikācija par īstajām problēmām ved mūs pie labākiem risinājumiem.”

Izvēli atvieglināja tas, ka, atšķirībā no konkurenta, kas piedāvāja pakalpojumu tikai lokāli katrā valstī, Telema bija gatavs piedāvāt risinājumus Wolt problēmām visās trijās valstīs, izmantojot to pašu projektu komandu. Tas ļāva izvairīties no nepārtrauktas “riteņa atkārtotas izgudrošanas”, t.i., tās pašas risinājuma ieviešanu ar jauniem partneriem un jaunu komandu.

Vispirms tika automatizēti pasūtījumi…

Mazumtirdzniecības ķēdes bieži sāk EDI ieviešanu no rēķinu puses, lai paātrinātu preču saņemšanas procesu un novērstu kļūdas. Tomēr Wolt Market apzināti izvēlējās vispirms automatizēt pasūtījumu nosūtīšanu.

Pēc Varenda teiktā, preču pieejamības nodrošināšana ir priekšnoteikums labai klientu pieredzei:

“Ir ļoti svarīgi, lai piegādātāji pēc iespējas ātrāk un precīzāk (bez apstrādes un ievades kļūdām) zinātu, ko mēs vēlamies un kad mēs to vēlamies. Kad starp mūsu sistēmām un piegādātāja sistēmu pastāv EDI, pasūtījuma apstrādes laiks piegādātājam būtībā izzūd, un mēs saņemam pasūtītās preces ātrāk.”

Varends uzskata, ka pasūtīšana caur EDI dod Wolt labāku pozīciju, lai vienotos par piegādes nosacījumiem un laikiem – šodien ir iespējams pasūtīt uz rītdienu vai parītdienu. Pasūtījumu apstrādes paātrināšana palīdz samazināt buferkrājumu lielumu, kas savukārt ietekmē gan preču pieejamību, gan atbrīvo kapitālu, kas saistīts ar krājumiem.

… un vēlāk EDI rēķini

Rēķinu automatizēšana bija sarežģītāka, jo EDI projekta sākumā Wolt iekšējā sistēma vēl neatbalstīja rēķinu saņemšanu. Lai gan pasūtījumu moduļa pievienošana notika vienkārši, rēķinu jautājumos bija daudz nianses, kas bija jāizdomā un jāplāno. Piemēram, jautājumi par iepakojumu un pievienotās vērtības nodokli, kā arī kredītrēķinu apstrāde. Turklāt, salīdzinot rēķinus ar pasūtījumiem, t.i., to apstiprināšanas procesu un turpmāko apmaksu – viss process, pēc Varenda vārdiem, ir daudz sarežģītāks.

Pirms pārejas uz EDI rēķiniem, Wolt bija atkarīgs no piegādātāju disciplīnas. Piemēram, bija grūti nodrošināt, lai rēķini ierastos laikā, un Woltam nebija pārskata par dokumentu plūsmu. Šodien Wolt rēķinu apstrādes process ir automatizēts.

Pārredzamība un redzamība

Viens no galvenajiem EDI ieviešanas ieguvumiem ir radusies pārredzamība. EDI ļauj Wolt Market kontrolēt un pārskatīt procesu. Varends komentē:

“Pārejot uz EDIBuyer risinājumu, mēs sākām labāk saprast, ko mēs pasūtījām, kas tika rēķināts, kādas bija atšķirības un trūkumi. Parādījās redzamība un spēja identificēt sastrēgumus. EDI sistēmā ir žurnāls, kurā varam izsekot, kur radās problēma, kuru veica un kad, un mēs varam sākt to risināt kopā ar piegādātāju vai Telema klientu atbalstu.”

Skatoties nākotnē, Wolt redz vairākas iespējas tālākai automatizācijai. Piemēram, tas varētu darboties tā, ka viņi ievada datus sistēmā, kas pēc tam spēj prognozēt nākotni – ko klienti pirks, kad, cik daudz un kādā sezonā. Šādi Wolt sasniegs klientu apmierinātību, zinot iepriekš, ko viņi vēlas, vienlaikus samazinot pārtikas atkritumus.

Ieguldījuma atdeve

EDI ieviešanas projekts uzņēmumam nes ne tikai ieguvumus, bet arī laika un resursu investīciju. Uz jautājumu, vai EDI projekts ir bijis izdevīgs Wolt, Madis Varends atbild ātri:

 

“Mēs esam mērījuši iekšēji – projekts noteikti atmaksājas; citādi mēs to vispār nebūtu uzsākuši. Pasūtījumu un rēķinu apstrāde nozīmē gan tiešas, gan netiešas izmaksas uzņēmumiem. Apsverot, kuras no šīm izmaksām var pilnībā likvidēt vai ievērojami samazināt ar automatizācijas palīdzību, ekonomiskais ieguvums no pārejas uz EDI kļūst acīmredzams.”

Varends uzsver administratīvo izmaksu un kļūdu labojuma izmaksu nozīmīgumu, it īpaši, ja kļūdas eskalējas piegādes ķēdē tālāk. Viņš norāda, ka viens kļūdains kredītrēķins var izraisīt ievērojamu sajukumu aprēķinos, padarot problēmas identifikāciju bez EDI sistēmas par uzdevumu, kas var prasīt stundas vai pat nedēļas.

 

Uzsvars uz partnerību un visu piegādes ķēdi

Wolt pieeja automatizācijai ir no visu piegādes ķēdes kopējā labuma perspektīvas. Dažreiz uzņēmumi apsver tikai savu skatpunktu, bet Varends aicina skatīties uz lielāko ainu:

“Ir ļoti viegli skatīties uz lietām tikai no savas perspektīvas. Tā vietā mums vajadzētu domāt par to, kas ir labi lēmumi visai piegādes ķēdei – no mūsu piegādātāju viedokļa, mūsu pašu un mūsu klientu. Tas bija arī viens no iemesliem, kāpēc mēs sākām EDI projektu ar pasūtījumu automatizāciju – tas ātri ietekmēja visu piegādes ķēdi un pateicoties uzlabotai pieejamībai, arī gala klientu apmierinātība palielinājās.”

Sadarbība piegādes ķēdē ir ļoti svarīga Wolt. Mērķis ir izveidot ilgtermiņa attiecības ar partneriem, kas ilgst nevis gadus, bet desmitgades. Uzticība un sapratne ir būtiskas, palīdzot veiksmīgi tikt galā un augt kopā.

Wolt Market

Wolt ir Somijas tehnoloģiju uzņēmums, kas darbojas 26 valstīs un vairāk nekā 500 pilsētās, piedāvājot produktus no vairāk nekā 130,000 tirgotājiem ar vairāk nekā 200,000 kurjerpartneru palīdzību vairāk nekā 33 miljoniem reģistrētu lietotāju. Wolt tika dibināts 2014. gadā, un šodien tur strādā vairāk nekā 10,000 cilvēku. Wolt izmanto pašizstrādātu sistēmu noliktavas un finanšu programmatūrai. No Telema pakalpojumiem tiek izmantots Telema EDIBuyer, caur kuru tiek pasūtītas preces no vairāk nekā 130 piegādātājiem. Pašlaik vairāk nekā 7,000 dokumentu apstrādes procesi tiek automatizēti katru mēnesi, un šis apjoms pieaug no mēneša uz mēnesi.

• Ja jums ir interese sadarboties ar Wolt, lai izveidotu pārdošanas kanālu vai lai redzētu savu produktu Wolt sortimentā, sazinieties ar viņiem, rakstot uz Madis.Varend@Wolt.com.
• Uzziniet vairāk par Telema EDIBuyer produktu.