EDI – kas tas ir?

Aiz šī saīsinājuma slēpjas termins angļu valodā – “electronic data interchange”. Latviski EDI/EDA apzīmē elektronisko datu apriti. Tas nozīmē, ka biznesa partneri var apmainīties ar darījumu dokumentiem no vienas uzskaites sistēmas uz otru, bez tādiem starpniekiem kā papīra izdrukas vai e-pastiem pievienoti dokumenti.

Lai dokumentus automātiski varētu apstrādāt datorsistēmas, tiem jābūt ar noteiktu un atpazīstamu struktūru. Tieši tās trūkuma dēļ PDF-faili, kas tiek sūtīti e-pastos, netiek uzskatīti par e-dokumentiem.

Kādēļ vajadzētu automatizēt biznesa procesus?

Vienā tirdzniecības darījumā var būt iesaistīti desmitiem dokumentu. Vienkāršots darījuma apraksts varētu būt šāds: prece ir jāpasūta, pasūtījums jānokomplektē un jāpiegādā, saņēmējam prece ir jāpieņem un par to jānorēķinās. Katrā no minētajiem soļiem var tikt piesaistīts jauns dokuments. Skatoties no pircēja viedokļa, iepirkuma process sākas ar preču izvēli un iepirkšanu un beidzas ar apmaksu. No piegādātāja skatu punkta tas ir pārdošanas process, kas sākas ar sortimenta saskaņošanu un pasūtījuma saņemšanu un noslēdzas ar samaksas ienākšanu kontā. EDI abos gadījumos atbrīvo no dubultas datu ievadīšanas piegādes ķēdes posmos. Tā samazinās datu apstrādei nepieciešamais laiks un uzlabojas datu kvalitāte.

Ja vēl desmit gadus atpakaļ e-dokumenti šķita kaut kas jauns un novatorisks, tad šodien EDI ir katras normāli funkcionējošas piegādes ķēdes neatņemama sastāvdaļa. Jo vairāk procesa posmu izdodas automatizēt, jo būtiskāks visu darījuma pušu ieguvums.

Kā darbojas elektroniskā datu apmaiņa?

Visbiežāk elektroniski apmainās ar rēķiniem, pavadzīmēm un pasūtījumiem. Aizvien biežāk tiek automatizēta arī preču saņemšanas un nosūtīšanas apliecinājumu, arī preču atgriešanas procesu dokumentācija. Strādājot ar elektronisko datu apriti, dokumenta izveidotājs informāciju ievada savā uzskaites sistēmā – tāpat kā parasti. Dokuments, izejot caur EDI operatora sistēmu, tiek “iztulkots” saņēmēja uzskaites sistēmas prasībām atbilstošā formātā. Dokumenta adresāts to elektroniski saņem jau savā uzskaites sistēmā. Zūd jebkāda vajadzība ievadīt datus atkārtoti. Darbinieki datu ievadīšanas un pār-ievadīšanas vietā var pievērsties jautājumiem, kas patiešām uzņēmumam ir svarīgi un rada vērtību!