UBL 2.5: e-rēķini vairs neaprobežojas tikai ar rēķinu

Ja strādājat ar e-rēķiniem, iespējams, jau esat saskārušies ar saīsinājumu UBL. Ja ne, šis ir īstais brīdis ar to iepazīties, jo standarts, uz kura balstās liela daļa Eiropas strukturēto e-rēķinu aprites, ir piedzīvojis lielāko atjauninājumu vairāk nekā desmit gadu laikā.

Universal Business Language (UBL) ir starptautisks atvērts standarts elektronisko biznesa dokumentu strukturēšanai, lai dažādas programmatūras sistēmas varētu tos automātiski apmainīt un apstrādāt. Tas aptver ne tikai rēķinus, bet arī pasūtījumus, piegādes dokumentus, kredītrēķinus un daudzus citus ikdienas tirdzniecībā izmantotus dokumentus.

UBL 2.1, kas tika publicēts 2013. gadā, joprojām ir viens no galvenajiem Eiropas e-rēķinu standartiem, un to izmanto, piemēram, Peppol BIS Billing 3.0.

UBL 2.5 tika apstiprināts 2026. gada 26. augustā, un, kā norāda UBL Tehniskās komitejas priekšsēdētājs Kenneth Bengtsson, tas ir nozīmīgākais UBL laidiens kopš versijas 2.1. Tajā pievienoti astoņi jauni dokumentu veidi, kas atspoguļo mūsdienu digitālās uzņēmējdarbības vajadzības.

Tādējādi e-rēķins kļūst par daļu no daudz plašāka digitāla dialoga starp pircēju un pārdevēju.

Kas ir mainījies kopš UBL 2.1?

Kopš 2013. gada ir mainījies ļoti daudz.

Strukturētie e-rēķini jau sen ir pārsnieguši sākotnējo fokusu uz B2G darījumiem un publiskajiem iepirkumiem. B2B e-rēķinu prasības dažādās valstīs, Peppol paplašināšanās un nodokļu datu ziņošana reāllaikā kļūst arvien izplatītāka, un uzņēmumi sagaida daudz augstāku procesu automatizācijas līmeni.

Ar vienkāršu rēķinu pārsūtīšanu starp ERP sistēmām vairs nepietiek. Uzņēmumiem ir nepieciešami strukturēti dati visā darījuma ciklā: pasūtījumiem, piegādēm, pieņemšanai, strīdiem un maksājumiem.

Atspoguļojot plašāku attīstības virzienu, e-rēķini arvien ciešāk integrējas digitālajā tirdzniecībā, savienojot iepirkumu, loģistiku, normatīvo prasību izpildi un maksājumus.

Kas jauns UBL 2.5?

UBL 2.5 pievieno astoņus jaunus biznesa dokumentu veidus, palielinot dokumentu bibliotēku no 93 līdz 101 dokumentam:

• Delivery Note — piegādes pavadzīme
• Invoice Status Request — rēķina statusa pieprasījums
• Invoice Status Response — atbilde par rēķina statusu
• Work Report — darba pārskats
• Procurement Status — iepirkuma statuss
• Procurement Status Request — iepirkuma statusa pieprasījums
• Waste Movement — atkritumu pārvietošanas dokuments
• Waste Notification — paziņojums par atkritumiem

Paplašināti ir arī esošie dokumenti. Rēķina un kredītrēķina struktūras tagad atbalsta papildu atsauces uz pirkumiem un piegādēm, jaunas darījuma puses, piemēram, Beneficiary Party jeb saņēmēja pusi un Collected For Party jeb pusi, kuras labā tiek iekasēts maksājums, kā arī sarežģītākus maksājumu un trešo pušu maksājumu iekasēšanas scenārijus.

Vēl divi papildinājumi norāda uz UBL turpmāko attīstības virzienu. Jaunajā laidienā pievienots atbalsts ISO 14000 vides pārvaldības standartiem un izveidots pamats JSON un citu sintakšu izmantošanai nākamajās versijās. Būtiski, ka UBL 2.5 saglabā atpakaļsaderību ar visām esošajām UBL 2.x implementācijām — standarts attīstās, neprasot pārbūvēt jau strādājošās integrācijas.

Jaunie dokumenti aptver ļoti dažādas jomas — iepirkumu, loģistiku un vides pārskatu sniegšanu. Taču tiem, kuri seko e-rēķinu attīstībai, īpašu uzmanību pelna Invoice Status Request un Invoice Status Response.

Zināt, kas ar rēķinu notika pēc tā saņemšanas

Tradicionāli elektronisko rēķinu aprite galvenokārt koncentrējās uz piegādi. Pārdevējs nosūta rēķinu, tas nonāk pie pircēja, un ideālā gadījumā abas puses saņem apstiprinājumu par tā piegādi.

Rēķins nosūtīts → Rēķins saņemts

Šāda pieeja ir vienkārša, taču neatbild uz būtiskiem jautājumiem. Vai rēķins tika pieņemts? Vai tas tika noraidīts nepareizu datu dēļ? Vai tas ir apstiprināts? Apstrīdēts? Apmaksāts?

UBL 2.5 ievieš standartizētas dokumentu struktūras rēķina statusa pieprasīšanai un paziņošanai, ļaujot nodrošināt daudz pilnvērtīgāku informācijas apmaiņu visā rēķina dzīves ciklā:

Nosūtīts → Saņemts → Pieņemts / Noraidīts → Apstrādāts → Apmaksāts

Šis papildinājums var šķist neliels, taču tas atspoguļo būtisku izmaiņu tajā, ko nozīmē digitāls rēķins.

Arī regulējums virzās tajā pašā virzienā

UBL neattīstās atrauti no citām pārmaiņām. Regulatorus arvien vairāk interesē arī tas, kas ar rēķinu notiek pēc tā izrakstīšanas.

Francijas jaunā B2B e-rēķinu sistēma, kuras pirmais obligātais posms stājās spēkā 2026. gada 1. septembrī, ietver rēķina dzīves cikla konceptu, izmantojot statusa ziņojumus, lai informētu par rēķina apstrādes gaitā notikušajiem notikumiem.

Spānija iet vēl tālāk. Saskaņā ar Karaļa dekrētu 238/2026 rēķina saņēmējiem četru kalendāro dienu laikā jāziņo par katra rēķina statusu — komerciālo pieņemšanu vai noraidīšanu un pilnu apmaksu, norādot arī attiecīgos datumus. Mērķis ir nodrošināt pilnīgu pārskatāmību par rēķina dzīves ciklu un palīdzēt novērst maksājumu kavējumus.

Šīs valstu sistēmas izmanto atšķirīgas tehniskās pieejas, tāpēc tas nenozīmē, ka UBL 2.5 ir kļuvis par rēķinu dzīves cikla statusu ziņošanas standartu Francijā vai Spānijā. Regulējums, uzņēmumu vajadzības un dokumentu standarti tomēr virzās uz strukturētu komunikāciju visa darījuma cikla garumā.

No dokumentu apmaiņas uz biznesa procesu apmaiņu

Lielākais ieguvums no elektroniskās datu apmaiņas parasti rodas, savienojot visu darījuma procesu.

PDF rēķinu aizstāšana ar XML novērš manuālu datu ievadi un ļauj automatizēt apstrādi. Taču lielākā vērtība rodas tad, kad tiek savienota visa darījuma ķēde: elektronisks pasūtījums ģenerē piegādes dokumentu, dati tiek salīdzināti un pārbaudīti pret rēķinu, piegādātājam tiek nosūtīts rēķina statuss, un process tiek noslēgts ar maksājumu.

Tā ir pāreja no dokumentu apmaiņas uz starpuzņēmumu procesu digitalizāciju.

Uzņēmumiem, kas jau izmanto EDI, šāda pieeja ir labi pazīstama — pasūtījumi, pasūtījumu atbildes, nosūtīšanas paziņojumi, saņemšanas paziņojumi un rēķini jau gadiem veido savstarpēji saistītas dokumentu plūsmas. Tagad arī e-rēķinu joma virzās tajā pašā virzienā.

Vai UBL 2.5 nozīmē, ka Peppol mainīsies uzreiz?

Nē.

UBL 2.5 publicēšana nenozīmē, ka esošās sistēmas pēkšņi pāries no UBL 2.1 uz jauno versiju. Peppol BIS Billing 3.0 joprojām izmanto UBL 2.1. UBL 2.5 ieviešana nākotnē būs atkarīga no tādu specifikāciju kā Peppol BIS, EN 16931 un valstu prasību atjauninājumiem, un paredzams, ka pāreja būs pakāpeniska. Atsevišķas izmaiņas var parādīties ātrāk, izmantojot valstu paplašinājumus.

Tādēļ uzņēmumiem UBL 2.5 dēļ nav nekavējoties jāsāk pārbūvēt integrācijas. Taču ERP sistēmu piegādātājiem, e-rēķinu operatoriem un automatizācijas risinājumu izstrādātājiem jaunajai versijai ir vērts pievērst uzmanību jau tagad.

Rēķins kļūst par daļu no plašākas datu plūsmas

Svarīgākais UBL 2.5 vēstījums ir saistīts ar digitālās uzņēmējdarbības turpmāko attīstību.

Agrāk rēķinu varēja uzskatīt par veiksmīgi digitalizētu, ja tas automātiski nonāca no vienas sistēmas citā. Tagad uzņēmumiem arvien biežāk nepieciešams, lai sistēmu komunikācija turpinātos arī pēc rēķina saņemšanas. Rēķins kļūst par vienu no notikumiem procesā, kas savieno pirkumu, piegādi, rēķina izrakstīšanu, apstiprināšanu, normatīvo prasību izpildi un maksājumu. UBL 2.5 nostiprina šo attīstības virzienu.

“Lielākajai daļai mūsu klientu sarežģītākais nekad nav bijis nosūtīt rēķinu — sarežģītāk bija zināt, kas ar to noticis pēc tam. UBL 2.5 beidzot traktē rēķina statusu kā strukturētus datus, nevis informāciju, kas jānoskaidro ar telefona zvanu vai atgādinājuma e-pastu. EDI jomā mēs šajā virzienā strādājam jau gadiem, un ir labi redzēt, ka e-rēķini tagad attīstās tajā pašā virzienā.” — Hele Hammer, Telema izpilddirektore

Nepieciešama palīdzība starptautisko e-rēķinu prasību pārvaldībā?

Telema palīdz uzņēmumiem apmainīties ar prasībām atbilstošiem e-rēķiniem dažādās valstīs, tīklos un ERP sistēmās, lai uzņēmumam pašam nebūtu jāpārvalda katrs formāts un katras valsts specifiskās prasības. Attīstoties tādiem standartiem kā UBL 2.5, mēs sekojam izmaiņām, lai mūsu klientiem tas nebūtu jādara pašiem.

Piesakieties e-rēķinu konsultācijai: